Se préparer avant la réunion

Pour se préparer, il est important :

• de s’informer sur la réunion elle-même ;
• de préparer son support de prise de notes.

Pour notre experte en formation assistante il est primordial de se poser les bonnes questions avant la réunion.

Pourquoi s’informer avant la réunion ?

Mieux on se sera renseigné sur la réunion à laquelle on va participer, plus on sera à l’aise pour prendre des notes. On se posera 3 questions : quoi, qui, pourquoi ?

Quoi ? Quel est l’ordre du jour ?

Certaines personnes envoient l’ordre du jour à l’avance. Si ce n’est pas le cas, il ne faut pas hésiter à le demander auparavant.

Connaître l’ordre du jour permettra durant la réunion :

• d’identifier les étapes de la réunion ;
• de se centrer sur ce qui s’y rapporte. Plus on s’informe avant une réunion, plus la prise de notes sera efficace. Connaître l’objectif de la réunion permet, en effet, de mieux sélectionner les propos qui s’y rapportent.

Les sujets abordés sont-ils familiers ? Y a-t-il un jargon propre aux sujets abordés ?

Pour anticiper, notre experte en formation assistante vous propose de :

• lire de la documentation sur ces sujets ou consulter une personne qui connaît bien le sujet ;
• préparer un glossaire de sigles et de termes techniques que l’on emportera avec soi si l’on vient d’arriver ou si le sujet est nouveau – chaque organisation utilise effectivement des termes spécifiques.

Qui participe ?

Il est important de connaître les participants pour comprendre leur rôle dans la réunion.
Questions à se poser : Qui sont les participants ? Sera-t-on capable de les reconnaître ? Quelle est leur fonction ?

Pour quoi ?

On prendra des notes différemment selon l’objectif du compte rendu. Aussi, il faut se poser deux questions.

Quels sont les destinataires du compte rendu ? Les présents, les absents, des experts du sujet, des néophytes ?

Selon les destinataires, le compte-rendu sera plus ou moins exhaustif :

• pour ceux qui sont présents et experts, seuls des relevés de décisions seront nécessaires (il s’agira d’un compte rendu abrégé) ;
• pour des néophytes ou des absents on aura intérêt à ce que le compte rendu soit beaucoup plus explicite sur les faits, permettant ainsi de comprendre la situation et la décision (il s’agira d’un compte rendu détaillé).

Quelle sera l’utilité du compte rendu ? Quel est l’objectif du compte rendu ?

Pour notre experte en formation assistante la prise de notes ne se fait pas de la même façon suivant qu’il vise :

• l’action : synthétiser des décisions (compte rendu abrégé) ;
• l’information : informer des absents (on notera également des faits : compte rendu détaillé) ;
• la mémoire : garder la trace précise des échanges (on notera les éléments du débat : compte rendu exhaustif, se rapprochant du procès-verbal).

Préparer un support de notes adapté

L’ordinateur

Si on manie suffisamment bien le clavier, c’est le support idéal. Cela permettra de ne pas avoir à tout retaper ensuite.

Les supports papier

Notre experte en formation assistante vous conseille d’opter pour 3 types de supports :

• le cahier : Il offre la certitude de ne rien égarer mais il ne permet pas de placer l’ensemble de ses feuilles devant soi pour avoir une vision globale.
• le bloc : C’est une bonne solution. Il offre la possibilité, comme le cahier, de garder les feuilles jointes, et permet aussi de les détacher si nécessaire.
• les feuilles volantes : Elles sont pratiques, car on peut les étaler pour avoir sous les yeux ce qui s’est dit précédemment. Cependant, il faut éviter les feuilles volantes si on n’est pas ordonné. Si on en utilise, il faut penser à les paginer et à les ranger dans une pochette à l’issue de la réunion.

Le dictaphone

On peut être tenté de l’utiliser systématiquement pour pouvoir s’y référer s’il nous manque une information. Aussi, mieux vaut en réserver l’usage aux réunions très importantes où une extrême précision est exigée (dans un compte rendu très détaillé, très proche du procès-verbal), car il présente de nombreux inconvénients (certains participants n’apprécient pas d’être enregistrés et il faudra beaucoup de temps pour réécouter la bande et revoir ses notes).

Il ne faut toutefois pas exagérer selon notre experte en formation assistante . Aussi, tant que l’on n’est pas sûr de soi, on peut l’utiliser pour ne pas agacer par des interventions trop fréquentes. Il faudra peu à peu s’en détacher.

Se constituer un formulaire de prise de notes

Pour faciliter la prise de notes pendant les réunions auxquelles on assiste régulièrement, on peut utiliser des formulaires. Ils constituent une aide précieuse lorsqu’on est à la fois animateur et rapporteur.

Notre experte en formation assistante vous conseille de créer un formulaire type sous Word que l’on adaptera, si besoin, à chaque réunion.

Il est conseillé de créer 3 colonnes :

• dans la colonne centrale (la plus large), prendre des notes synthétiques ;
• dans la colonne de gauche, faire ressortir au fur et à mesure les mots-clés en se posant la question : « Mais au fait de quoi parle-t-on ? » ;
• dans la colonne de droite, on peut opter pour l’une de ces deux méthodes :
o y inscrire les actions et décisions ;
oou bien, si on ressent le besoin de noter des commentaires personnels (les personnes que l’on souhaite contacter, les idées que l’on a pour son travail personnel, les questions que l’on souhaite poser à l’issue de la réunion, etc.) réserver la 3e colonne à cet effet. Dans ce cas, le contenu de cette colonne ne sera pas conservé dans le compte rendu. Les actions et décisions seront notées dans la colonne centrale.

Si l’ordre du jour est connu, on prépare une feuille pour chaque point de l’ordre du jour.

Retrouvez les conseils de notre experte en formation assistante dans un prochain article  et découvrez notre formation “De la prise de noes au compte-rendu de réunion“.

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