La famille « Bureautique » s’agrandit et s’hybride
Les stars de la Bureautique, Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook… partagent aujourd’hui la vedette avec une constellation de nouveaux outils. La suite de Google Workspace, les outils graphiques clés en main (Canva), le Mind mapping, la visualisation des données (Tableau) ou de traduction automatique de textes. La suite Office 365 s’est également déployée avec les outils Teams, Power BI ou SharePoint sans stockage local et favorisant le collaboratif à distance. Lorsque de nouveaux outils innovants, tout en partie gratuits, apparaissent et facilitent une nouvelle action, chacun va picorer ce dont il a besoin. L’utilisation personnelle d’une nouvelle application est souvent simple. L’intégration de nouvelles fonctionnalités pour des équipes au complet nécessite par contre une stratégie de développement de compétences sur mesure.
Les réseaux sociaux, internes et externes, s’en mêlent
La Bureautique est sortie de l’ère de l’outil mono-action. Il n’y a plus d’échanges de fichiers sans discussion sur tchat. L’objectif n’est pas seulement le travail à distance, c’est aussi le souhait de tracer les évolutions d’un fichier commun. Ces micro-messages peuvent se dérouler en différents lieux. Les échanges qui se déroulaient hier sur le réseau social « officiel » de l’entreprise se dispersent sur différentes plates-formes ou applications de poche. Les compétences en bureautique ne vont plus sans compétences en communication interne et communication interpersonnelle.
Les interconnexions entre les réseaux sociaux et les outils professionnels se multiplient également. Les fonctionnalités de LinkedIn, Twitter ou encore Whatsapp s’interfacent avec les outils internes de production de texte, de commercialisation ou encore de gestion de la relation client. Et ce n’est que le début. La brique « sociale » devient une compétence incontournable pour être efficient avec les outils bureautiques utilisés dans l’entreprise.
Formations multi-outils, en mode collaboratif et à distance
Les formations croisent maintenant les outils de traitement de texte, de tableurs ou de création de présentation avec les pratiques du travail à distance et en mode collaboratif. La majorité des formations en bureautique sont réalisées aujourd’hui à distance avec des supports de formation et des exercices pratiques réalisés en mode collaboratif et en conditions réelles.
Le dispositif de formation est essentiel au développement de la compétence, qui va bien plus loin que le savoir. Aujourd’hui, les documentations et tutoriels gratuits permettent l’accès à une incroyable bibliothèque en libre-service. Mais il faut être guidé pour trouver les solutions adaptées à ses besoins et les maîtriser parfaitement au quotidien. La pédagogie de la formation est essentielle : montrer, illustrer par des exemples, faire ensemble, faire en autonomie (seul ou en groupe), corriger et refaire encore jusqu’à être assez autonome pour savoir expliquer aux autres.
Des formations centrées sur les métiers et les besoins précis
En matière de bureautique, il est inutile de tout savoir, mais il faut savoir faire tout ce qui est utile. L’impact de la formation s’évalue en observant le bénéfice direct dans l’efficacité au quotidien. Il ne s’agit pas de se former aux outils, mais aux fonctionnalités nécessaires à l’exercice de ses missions. Les objectifs de formation visent des compétences métiers : générer des formulaires, gérer un projet à distance, créer des présentations efficaces, rationaliser la gestion des stocks, rédiger un appel d’offres à plusieurs, inventorier des typologies de produits, préparer des rapports…
Des sessions de formation plus courtes et plus espacées
Plutôt que des formations de deux à trois journées, les parcours de formation s’inscrivent dans le temps sur plusieurs demi-journées. Cette réorganisation permet d’ancrer de manière progressive les apprentissages dans le travail au quotidien. Les accompagnements inter-session sous la forme de coaching individuel complètent le parcours.
Les enjeux managériaux de la bureautique
Les outils bureautiques n’ont plus rien de simples générateurs de documents. Ils sont des supports directs de collaboration dans une équipe interne comme avec ses interlocuteurs externes. Une erreur ou un usage inadéquat impacte l’efficacité de toute une équipe et peut faire perdre des points auprès de ses clients. Certains collaborateurs utilisent des outils autres que ceux mis à disposition dans l’entreprise par méconnaissance des fonctionnalités, nouvelles ou non, des outils logiciels mis à disposition dans l’entreprise.
Cybersécurité : nouvelles pratiques bureautiques et nouveaux risques
Plus d’outils bureautiques, plus d’éditeurs, plus d’appareils, plus de lieux de stockage, plus de mots de passe… La protection des données ne passe plus par la sécurisation d’un unique système d’informations internes. Le terrain d’intervention de la DSI (Direction des services informatiques) s’élargit en même temps que les nouveaux usages. En parallèle, tout le monde devient concerné par la cybersécurité. Il est essentiel de mettre en place et de faire respecter des pratiques préventives.
