Créez des dossiers personnels :
Sous Outlook
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Effectuez la commande Fichier / Nouveau / Dossier,
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définissez un nom dans la zone Nom,
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sélectionnez un dossier si vous souhaitez créer un sous-dossier,
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validez par OK.
Sous Lotus Note
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Dans la base courrier, effectuez la commande Dossier / Créer dossier,
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définissez un nom dans la zone Nouveau Dossier,
-
sélectionnez un dossier si vous souhaitez créer un sous-dossier,
-
validez par OK.
Classez vos messages dans vos dossiers :
Manuellement :
Dans Lotus Notes comme dans Outlook, vous classerez vos messages en les glissant dans le dossier correspondant et vous les retrouverez en cliquant sur le nom du dossier.
Automatiquement :
Vous pouvez définir des règles pour automatiser le classement des messages entrants.
Ainsi, il est possible, par exemple, de :
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Transférer automatiquement certains messages vers une autre personne
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Déplacer automatiquement les messages vers un dossier de votre messagerie
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Supprimer automatiquement les messages en provenance d’un destinataire
Pour ce faire, vous devez définir des règles de gestion de votre boîte aux lettres.
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Dans un premier temps, vous devez indiquer les éléments qui permettront de distinguer les messages entre eux,
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puis préciser les actions à effectuer sur les messages identifiés :
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à supprimer,
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transférer,
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déplacer,
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copier, etc.
Exemples :
Dès réception, tous les messages de Mr Doe seront transférés dans le Dossier “Projet PalmOS”, tous ceux de Mr Smith seront supprimés, etc.
Sous Outlook
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Effectuez la commande Outils / Gestionnaire de la boîte de réception,
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cliquez sur Ajouter une Règle,
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renseignez les zones des critères et des actions en fonction de vos besoins
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et validez bouton OK.
Votre nouvelle règle apparaît dans la fenêtre Gestionnaire de la boîte de réception.
Vous pouvez à cet endroit modifier ou supprimer vos différentes règles à l’aide des boutons correspondants.
Sous Lotus Notes 5.0 uniquement
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Dans le dossier Règle, cliquez sur le bouton Nouvelle Règle,
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précisez la condition puis cliquez sur Ajouter,
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précisez l’action à effectuer automatiquement sur les mémos
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et cliquez sur Ajouter Action.
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Cliquez sur OK
La règle s’affiche dans la dossier Règle. Vous pouvez, à cet endroit, modifier, supprimer ou désactiver vos différentes règles à l’aide des boutons correspondants.
*Best of du secrétariat, Anne Broilliard, Karine David et Florence Farelle, Éditions Demos, 2001
