Créez des dossiers personnels :

Sous Outlook

• Effectuez la commande Fichier / Nouveau / Dossier,

• définissez un nom dans la zone Nom,

• sélectionnez un dossier si vous souhaitez créer un sous-dossier,

• validez par OK.

Sous Lotus Note

• Dans la base courrier, effectuez la commande Dossier / Créer dossier,

• définissez un nom dans la zone Nouveau Dossier,

• sélectionnez un dossier si vous souhaitez créer un sous-dossier,

• validez par OK.

Classez vos messages dans vos dossiers :

Manuellement :

Dans Lotus Notes comme dans Outlook, vous classerez vos messages en les glissant dans le dossier correspondant et vous les retrouverez en cliquant sur le nom du dossier.

Automatiquement :

Vous pouvez définir des règles pour automatiser le classement des messages entrants.

Ainsi, il est possible, par exemple, de :

• Transférer automatiquement certains messages vers une autre personne

• Déplacer automatiquement les messages vers un dossier de votre messagerie

• Supprimer automatiquement les messages en provenance d’un destinataire

Pour ce faire, vous devez définir des règles de gestion de votre boîte aux lettres.

• Dans un premier temps, vous devez indiquer les éléments qui permettront de distinguer les messages entre eux,

• puis préciser les actions à effectuer sur les messages identifiés :

• à supprimer,

• transférer,

• déplacer,

• copier, etc.

Exemples :

Dès réception, tous les messages de Mr Doe seront transférés dans le Dossier “Projet PalmOS”, tous ceux de Mr Smith seront supprimés, etc.

Sous Outlook

• Effectuez la commande Outils / Gestionnaire de la boîte de réception,

• cliquez sur Ajouter une Règle,

• renseignez les zones des critères et des actions en fonction de vos besoins

• et validez bouton OK.

Votre nouvelle règle apparaît dans la fenêtre Gestionnaire de la boîte de réception.

Vous pouvez à cet endroit modifier ou supprimer vos différentes règles à l’aide des boutons correspondants.

Sous Lotus Notes 5.0 uniquement

• Dans le dossier Règle, cliquez sur le bouton Nouvelle Règle,

• précisez la condition puis cliquez sur Ajouter,

• précisez l’action à effectuer automatiquement sur les mémos

• et cliquez sur Ajouter Action.

• Cliquez sur OK

La règle s’affiche dans la dossier Règle. Vous pouvez, à cet endroit, modifier, supprimer ou désactiver vos différentes règles à l’aide des boutons correspondants.

*Best of du secrétariat, Anne Broilliard, Karine David et Florence Farelle, Éditions Demos, 2001