Un collaborateur est par définition quelqu’un que l’on connait et que l’on est amené à voir régulièrement. Ainsi, il est rare qu’un collaborateur soit “difficile” dans l’absolu, il peut cependant se montrer non coopérant lors d’une réunion de travail.

On peut distinguer plusieurs types de collaborateurs difficiles récurrents :
– le leader négatif : il entre en opposition avec celui qui pilote la réunion et représente donc le type de collaborateur qui semble le plus difficile à gérer. Il veut être le calife à la place du calife !
– le faux expert : il s’attribue des compétences qu’il n’a pas objectivement. Ce type de collaborateur s’appuie sur ses connaissances supposées contre le leader, alors que le leader reste le plus qualifié d’un point de vue objectif.
– le conservateur : il présente des difficultés à évoluer, reste systématiquement dans la nostalgie.

De manière générale, certains comportements peuvent aussi avoir un impact négatif sur le déroulement d’une réunion : une personne qui ne parle pas, qui se montre grincheuse ou qui coupe la parole nuira à la productivité. Ces types de comportements traduisent une divergence avec le leader particulièrement, pas nécessairement avec toute l’équipe.

Généralement, ce sont ces divergences qui posent problème. Mais un désaccord ne veut pas dire obligatoirement dire qu’il y a un problème. Cela dépend de l’argumentaire utilisé…

Un problème relationnel peut être à l’origine d’un mauvais comportement. Le collaborateur difficile peut parfaitement se montrer coopérateur avec d’autres personnes et non avec vous.

La difficulté rencontrée peut se manifester par un désaccord ou encore par une agression personnelle envers l’animateur de réunion par exemple. Lorsque cela pénalise le travail commun, la meilleure chose à faire est d’explorer le problème, en facilitant l’expression du collaborateur en opposition. Si son intervention n’est pas argumentée, il s’agit d’une manifestation émotionnelle et par conséquent d’un besoin insatisfait. Il peut notamment souffrir d’un déficit de reconnaissance : il pense qu’il mérite une meilleure position au sein de l’équipe. Lorsqu’il se retrouve dans cette situation, il sera tenté de “profiter de l’estrade” et de prendre pour public ses collègues, pour se faire valoir.

Un autre indice révélateur est la fréquence de manifestation de ces difficultés rencontrées : sont-elles perceptibles uniquement dans le cadre de réunions ou également en dehors de ce cadre précis ?

L’origine profonde du problème se décèle en commençant par écouter activement votre collaborateur. Un questionnement vous fera avancer et permettra de remonter aux causes profondes des tensions perçues. La cause des comportements difficiles peut parfois être liée à un événement antérieur.

Les collaborateurs sont des personnes que l’on connait, il est par conséquent possible de pressentir d’éventuelles difficultés avant une réunion. Un recadrage ou une confrontation, sous la forme d’un face-à-face avant la réunion peut alors aider à désamorcer les tensions. Il est recommandé d’isoler le collaborateur difficile et non de l’affronter devant les autres collègues, afin d’éviter toute distraction ou parti pris.

Une autre méthode consiste à rappeler les “règles du jeu” lors de l’ouverture de la réunion. De cette manière, un recadrage ne sera pas mal perçu, puisqu’il suffira alors de rappeler les fameuses règles énoncées au début.

Une personne introvertie peut aussi être difficile à gérer en réunion : en adoptant une position de retrait, en se montrant absent. Le rôle de l’animateur de réunion est alors de réintégrer ce collaborateur distant dans le groupe. Pour ce faire, il peut utiliser la réunion comme un outil pour le valoriser aux yeux des autres.
Lors de la préparation de la réunion, l’animateur peut ainsi choisir de prévoir des questions fermées plutôt qu’ouvertes, au coeur de ses compétences. Ainsi, en apportant des réponses précises et valides aux yeux de ses collègues. Moins le collaborateur discret participe, plus il craindra de faire entendre sa voix. Lorsqu’il a parlé, il existe !

Le problème peut également être lié aux compétences managériales de l’animateur. Si la situation s’est enlisée, c’est peut-être le manager qui n’a pas su se montrer à l’écoute. Il ne faut pas hésiter à se remettre en question…

Il y a aujourd’hui un véritable champ managérial qui se développe autour des compétences émotionnelles. Savoir identifier les émotions, faciliter l’expression des émotions et pouvoir réguler les émotions désagréables et contre-productives sont donc les nouvelles compétences recherchées chez un manager.

Pour un manager, il est important d’accompagner et de suivre ses collaborateurs au quotidien. Repérer les attitudes contre-productives et résoudre les dysfonctionnements sont des missions qui font partie des responsabilités d’un manager d’équipe.

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