Le lieu et la durée

Roland Sauter conseille vivement de prévoir la réunion de démarrage hors des bureaux pour éviter que les collaborateurs ne courent  constamment, lisent leurs mails, repartent,… Pour notre expert en formation management de projet, l’idéal, c’est de la faire au vert, à la campagne, de sortir, de changer de cadre. Les participants seront alors plus créatifs. Une réunion de démarrage pour un grand projet peut prendre une voire deux journée, c’est un moment crucial. Sortir l’équipe du cadre habituel et prendre le temps sont deux points incontournables pour réussir sa réunion de lancement.
 

Qui inviter à cette réunion ?

La tentation est souvent forte de solliciter toutes les parties prenantes, toutes les personnes qui pourraient être intéressées par le projet. Pour Roland Sauter, ce n’est pas la bonne solution et il ne faut inviter que les personnes vraiment concernées par la réalisation du projet (c’est-à-dite le noyau dur). Ce sont elles qu’il faut motiver et acquérir à la cause du projet.

Comment débuter ?

Roland Sauter affirme qu’il est primordial que les personnes apprennent à se connaître et que la confiance les unes envers les autres s’instaure. Il préconise en formation management de projet, une phase d’une heure ou deux est donc à prévoir avec des jeux de découverte réciproque : deux à deux avec des questions sur l’autre, présenter son co-équipier … Il est important de briser la glace pour que la notion d’équipe s’instaure et que le travail commun puisse démarrer. Cette phase est très importante et il ne faut pas hésiter à y consacrer du temps. Une équipe soudée sera plus efficace et pourra plus aisément faire face aux aléas du projet.
 

Comment faire participer les acteurs ?

Consultant en formation management de projet pendant de longues années, Roland Sauter insiste sur la nécessité de faire travailler les participants directement sur le projet.  Même si le chef de projet a une idée très claire de ce que le projet doit être, il faut qu’à la fin de la journée les participants aient l’impression qu’ils ont largement contribué. Ils doivent se réapproprier le projet pour le porter efficacement et s’y investir. Roland Sauter conseille un bon exercice à effectuer en fin de journée qui permet de mettre tout le monde au cœur du projet : chacun écrit sur des petits papiers les différentes activités liées au projet et ils sont  collés sur un tableau au mur. L’architecture générale du projet se dessine ainsi de façon collective et est acceptée par tous.
 

Quels sont les livrables ?

Pour Roland Sauter, à l’issue de cette journée, deux livrables principaux se distinguent. Les membres de l’équipe projet doivent se connaître, la confiance doit s’instaurer et chacun doit sentir qu’il peut compter sur les autres dans le cadre du projet. Le deuxième livrable important est un organigramme du projet. Dans une formation management de projet, nous utilisons un QQOQC (Qui fait Quoi Où Quand Comment), c’est-à-dire quelles sont les responsabilités de chacun. Et pour finir la journée, chacun doit repartir avec un certain nombre de petites tâches  qu’il aura à exécuter d’ici la prochaine réunion. C’est indispensable pour que le projet devienne concret.
 

Quelles sont les erreurs à éviter ?

En formation management de projet, Roland Sauter est catégorique : la plus grande erreur à éviter, c’est de choisir un chef de projet à l’ego surdimensionné et qui anime seul pendant six heures au risque de voir tous les participants s’endormir…  Il est absolument nécessaire que toutes les personnes participent. Le chef de projet doit montrer qu’il a une vision et qu’il croit en son projet mais le message doit passer par un travail d’équipe et non par un monologue. L’erreur première serait de communiquer seul vers le groupe : la seule communication efficace est celle qui circule au sein de l’équipe en construction. C’est le plus sûr moyen de la créer sur de bonnes bases.

Et notre expert en formation management de projet conclut par ces mots : « Consacrer une journée entière au démarrage de projet, n’est pas superflu. Toute expérience montre que perdre un ou deux jours au début du projet pour construire l’équipe, c’est gagner en tout cas deux à trois semaines au cours du projet. »

Bonne réunion !