Objectif de l’entretien
L’entretien annuel permet au collaborateur :
• de mieux se situer dans sa fonction et au sein de l’organisme où l’on travaille ;
• d’évaluer ses points forts, ses points d’amélioration et d’identifier des moyens de progrès et d’accroissement de l’autonomie et des responsabilités ;
• de communiquer librement avec son manager hors des contraintes quotidiennes ;
et au manager :
• de faire le bilan de l’année d’activité avec son collaborateur et d’aborder avec lui les difficultés avec le recul nécessaire ;
• de déterminer avec lui des objectifs spécifiques, les moyens de les atteindre et les critères d’évaluation.
Objectif de la préparation
Il est important de préparer son entretien d’évaluation pour que l’échange soit riche. Il s’agit :
• d’être au clair sur ses attentes par rapport à l’entretien (difficultés dont on souhaite parler, évolutions souhaitées, moyens dont on souhaite disposer…) ;
• de disposer d’éléments factuels sur lesquels s’appuyer.
Prendre rendez-vous
Le manager prend généralement l’initiative de ce rendez-vous. En principe, il doit :
• choisir une date et heure qui conviennent au collaborateur, en lui laissant le temps de préparer et en prévoyant au moins une à deux heures pour mener cet entretien sans être dérangé ;
• lui rappeler les enjeux et les règles du jeu de l’entretien, l’inviter à le considérer comme un outil de progrès, non comme un tribunal qui juge et sanctionne ;
• lui fournir la trame de l’entretien, le guide explicatif et le compte-rendu de l’entretien de l’année précédente s’il y a lieu ;
• s’assurer qu’il dispose bien de sa fiche de poste, du référentiel de compétences de sa fonction si elle existe ;
• l’inviter à préparer l’entretien.
Préparer le contenu
Pour préparer l’entretien, le plus facile est de suivre la trame de l’entretien. On peut généralement en avoir connaissance grâce à deux documents :
Le formulaire-guide de l’entretien qui sera rempli au cours ou à l’issue de l’entretien. Il propose un ordre chronologique pour aborder les différents points de l’entretien. Cet ordre sera aussi celui que l’on suivra durant la préparation de l’entretien :
• le bilan professionnel de l’année écoulée ;
• la détermination des objectifs et des moyens correspondants pour l’année à venir ;
• le développement professionnel, les perspectives d’accroissement de responsabilités et de champ d’action, le développement des compétences, et en particulier la formation.
Un guide explicatif, donnant des conseils pour remplir chacune des parties du formulaire guide. Il existe souvent deux guides : un pour le manager, un autre pour le collaborateur.
Préparer le bilan professionnel de l’année écoulée
Le collaborateur prépare cette auto-évaluation en reprenant les points marquants de l’année écoulée, en précisant de la façon la plus factuelle possible :
• les problèmes qu’il a eus à résoudre ;
• la façon dont il les a traités ;
• les résultats obtenus ;
• les difficultés rencontrées, les progressions éventuelles dans la résolution de ces difficultés ;
• les moyens qu’il a dû mettre en œuvre et, s’il y a lieu, ceux dont il aurait aimé disposer…
C’est au travers de cette auto-évaluation que le manager pourra se faire une idée objective de l’activité de son collaborateur. Il aura bien entendu recueilli des informations concomitantes, mais c’est le collaborateur qui connaît le mieux les problèmes qu’il a rencontrés.
Préparer la discussion sur les objectifs de l’année à venir et les moyens correspondants
Le manager a réfléchi au préalable:
• aux objectifs à fixer à son collaborateur ;
• aux moyens mis à disposition pour les atteindre;
• aux indicateurs permettant de mesurer l’atteinte des objectifs.
Après les avoir présentés à son collaborateur, s’en suit une discussion au cours de laquelle le collaborateur pourra suggérer des moyens supplémentaires dont il souhaiterait disposer.
Si, par exemple, l’objectif annoncé est d’augmenter les ventes de 20 % par rapport à l’année écoulée, le collaborateur, s’il estime que pour cette année les effectifs de l’équipe sont juste adaptés, pourra soit demander quel est le renfort prévu, soit de quelles tâches actuellement incluses dans ses missions il pourrait être déchargé pour consacrer ses efforts à cet accroissement de performances.
Préparer la discussion sur le développement professionnel
L’entretien est également l’occasion de faire un bilan sur les compétences de son collaborateur et d’identifier ses points forts et ses points faibles en vue d’un développement professionnel.
Il s’agit là des perspectives d’accroissement de responsabilités et de champ d’action, du développement des compétences, et en particulier de la formation.
Le collaborateur va commencer par lister :
• ses motivations ;
• les domaines d’activité où l’on souhaite s’investir ;
• les responsabilités que l’on souhaite prendre et qui nécessitent un accroissement d’autonomie.
Le manager conduira une réflexion afin de définir un projet d’évolution des compétences et des performances pour les douze mois à venir. Pour être réaliste, il devra se limiter à trois objectifs au maximum en terme de développement personnel, par exemple améliorer son anglais, prendre une fonction de tuteur auprès d’un nouvel arrivant, accroître son périmètre d’activité.
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