Rappel sur l’ordonnance et la présomption de fiabilité des copies
Depuis l’ordonnance du 10 février 2016 entrée en vigueur le 1/10/2016, l’article 1379 alinéa 2 du code civil dispose « Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. »
Rappelons qu’avant ce texte il n’existait pas, dans le code civil, de régime unifié de la copie. En principe, la représentation de l’original pouvait toujours être exigée (ancien article 1334 C.civ.), mais il existait des dérogations, notamment à l’ancien article 1348 alinéa 2 « lorsqu’une partie ou le dépositaire n’a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable ».
Dans un souci de clarification du droit et de modernité, l’ordonnance revoit le régime juridique de la copie et pose un principe d’équivalence entre la copie fiable et l’original.
Les copies qui ne bénéficient pas d’une présomption irréfragable de fiabilité (copie exécutoire ou authentique) peuvent tout de même être présumées fiables, jusqu’à preuve du contraire, quand elles résultent « d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme ».
Modalités permettant de présumer de la fiabilité d’une copie en général
Est présumée fiable la copie résultant :
– D’un procédé de reproduction qui entraîne la modification irréversible du support de la copie ;
– Soit en cas de reproduction par voie électronique, d’un procédé répondant aux conditions suivantes.
Conditions à respecter en cas de reproduction par voie électronique
• Procédé
Le procédé de reproduction par voie électronique doit :
– Communiquer les informations liées à la copie et permettant son identification ;
– préciser le contexte de sa numérisation (en particulier sa date de création) ;
– être établi par des tests sur des documents similaires à ceux reproduits et vérifiée par des contrôles de la qualité du procédé utilisé.
L’intégrité de la copie est par ailleurs attestée par une empreinte électronique garantissant que les modifications ultérieures seront détectables (cette condition étant présumée remplie en cas d’utilisation d’un horodatage, d’un cachet électronique ou de signatures électroniques qualifiés).
• Conservation
La copie doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.
Cela ne fait pas obstacle aux opérations requises pour assurer la lisibilité des copies dans le temps, à condition qu’elles soient tracées et donnent lieu à une nouvelle empreinte électronique de la copie.
Empreintes et traces générées sont conservées aussi longtemps que la copie et dans des conditions ne permettant pas leur modification.
• Sécurité
L’accès aux dispositifs de reproduction et de conservation fait l’objet de mesures de sécurité appropriées, décrites dans une documentation conservée aussi longtemps que la copie.
