Notre échantillon
Près de 300 personnes ont répondu au notre questionnaire de notre experte en formation assistante :
• 41 % des assistantes appartiennent à des entreprises de plus de 500 salariés
• 23% travaillent dans des entreprises de 100 à 500 personnes
Mais plus de la moitié (53%) de ces entreprises appartiennent à un groupe
Pour 36%, le poste occupé est celui d’assistant(e) de direction ou de manager, 19% sont assistant(e) de Direction Générale ou du Comité de Direction. Les assistant(e)s spécialisées (RH, juridique…) représentent 11%. La fonction d’Office Manager concerne 5% des participantes.
Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
L’ancienneté des personnes interrogées est variable :
• 43% ont une ancienneté dans leur poste actuel de 1 à 5 ans
• 21% de 5 à 10 ans
• 13% de 11 à 15 ans
Seulement 28 % des assistantes sont arrivées dans ce métier par reconversion professionnelle.
57 % ont pu bénéficier d’une promotion interne au sein de leur métier telle que passer d’assistante d’équipe à assistante de direction par exemple. En revanche, la mobilité vers d’autres services est beaucoup moins fréquente et ne concerne que 27 % des personnes interrogées.
Pour 62%, l’entreprise permet de passer d’un métier à l’autre tout en restant dans la filière assistante. Accéder à d’autres fonctions dans l’entreprise en quittant le métier d’assistante n’a concerné que 43 %. L’accompagnement mis en place se fera alors par une formation interne (44%) ou externe (24%) ou par le biais d’un tutorat (15%).
A la question sur leur fiche de poste, 51.5 % de notre échantillon affirme ne pas posséder de telle fiche actualisée.
Seules 13 % des entreprises ont organisé une filière, un parcours spécifique de formation pour les assistantes.
En revanche, notre experte en formation assistante souligne que 59 % des personnes interrogées disent avoir, en interne, une personne dédiée à la filière qui peut les conseiller et les accompagner.
Pour les assistantes, les compétences professionnelles primordiales aujourd’hui sont :
• l’organisation (43%) avec la maîtrise des outils bureautiques tels que traitement de texte, tableur, PAO (Powerpoint), messagerie, reproduction de documents, l’organisation de voyages et réunion, la gestion autonome des tâches administratives et des activités courantes
• la gestion de l’information (29%) avec l’analyse et la synthétise des informations, assurer une veille documentaire et gérer en autonomie des dossiers spécifiques.
• la communication (28%) avec des compétences telles que rendre compte, informer, faire le point, savoir proposer et argumenter des améliorations ou innovations et faire face aux situations difficiles (stress, tensions, conflits…)
Formation
60 % des assistantes bénéficient en moyenne de 1 à 2 jours de formation par an, 24% de 3 à 4 jours. Cependant, pour 75% des personnes, il n’existe pas d’offre spécifique à leur métier dans le plan de formation de leur entreprise.
Pour 44 %, l’objectif de ces formations est en priorité une adaptation au poste de travail, pour 23 % une spécialisation et enfin pour 20 % une évolution de carrière. Seules 9 % suivent un cursus de professionnalisation ou diplômant.
Les thématiques les plus fréquemment abordées sont la bureautique/informatique (26%), une spécialisation (16%) et les langues (14%). Le Développement personnel ne concerne que 12 % et la communication écrite et orale (10%).
80 % des assistantes avouent ne pas souhaiter se former en distanciel via des formations e.learning. 33 % privilégient clairement le présentiel. 26 % estiment que ce mode d’apprentissage n’est pas adapté aux contraintes de leur métier. L’usage du e.learning sera dédié en priorité aux formations en langues (33%) ou en bureautique (26%).
Parmi les dispositifs utilisés pour financer leur(s) formation(s), le plan de formation finance en priorité les formations bureautique/informatique. Le DIF et le CIF sont privilégiés pour les formations en développement personnel et les langues.
La reconnaissance du métier
Seules 14% des entreprises organisent des rencontres professionnelles spécifiques pour les assistantes, essentiellement sous forme de séminaires dont l’initiative vient souvent des assistantes elles-mêmes (47%). Mais elles se mobilisent fortement quand ces manifestations ont lieu puisque 85% y assistent.
Une majorité d’assistantes estime exercer un métier peu ou pas reconnu et le justifie ainsi :
• pour 39%, les entreprises n’ont pas de gestion spécifique des carrières de cette filière professionnelle
• pour 34%, leurs managers ont du mal à évaluer les compétences de leurs assistant(e)s
• pour 27 %, ils ne fixent pas d’objectifs d’amélioration permettant une reconnaissance de l’évolution des compétences
Cependant, notre experte en formation assistante remarque que certaines nuancent leur propos :
• 40 % estiment qu’elles reçoivent des signes de reconnaissance de la part de leur(s) manager(s) ;
• 37 % d’entre-elles sont devenues proactives dans la gestion de leur carrière
• pour 19 %, les entretiens annuels contribuent efficacement à cette nouvelle reconnaissance.
Cette enquête a suscité beaucoup de débats que notre experte en formation assistante vous commentera dans un prochain article.
