Analyser la situation
Pour une délégation efficace, la fiche de poste d’un collaborateur est le point de départ. En effet, déléguer ce n’est pas insister sur des tâches qui se trouvent dans la fiche de poste mais c’est regarder quelles actions peut prendre en charge le collaborateur en fonction de sa maturité professionnelle. Ce sont donc des tâches qui font partie de la fiche de poste du manager qui vont être confiées au collaborateur. Il va donc prendre en charge des actions qui incombent normalement au manager. Toutefois, le manager reste responsable de cette tâche qui va être réalisée par quelqu’un d’autre. Là où certains voient la délégation comme une perte de pouvoir, notre expert en formation management d’équipe voit plutôt un allègement qui permet au manager de se consacrer à d’autres tâches. D’autre part, pour le collaborateur, c’est une opportunité pour évoluer dans son poste.
En ce qui concerne la notion de maturité du collaborateur, elle est en référence au management situationnel. Dans ce type de management, on analyse comment la maturité du collaborateur va évoluer par rapport à deux axes que sont la compétence et la motivation. On réalise une matrice et on positionne le collaborateur pour voir sa maturité. En fonction de la maturité de l’intéressé, le manager peut adapter son style de management. La maturité la plus élevée (maturité 4) est celle du collaborateur qui allie compétence et motivation : il sait faire et il veut faire. Face à une maturité moins affirmée, le manager devra déléguer de façon différente voire ne pas déléguer !
Comment mettre en place une délégation efficace ?
La première étape sera la mise en place d’un entretien managérial de délégation. Il s’agit d’un entretien structuré avec une démarche bien précise qui permet de vérifier, dans un premier temps, la disponibilité du collaborateur, sa disposition d’esprit et lui expliquer ce qu’on voudrait lui déléguer. Pour que la délégation soit efficace, il faut qu’elle soit acceptée, intégrée par le collaborateur car il doit être bien conscient qu’il va prendre des responsabilités qui ne sont pas les siennes. Contrairement à un entretien de fixation d’objectifs, où le collaborateur ne peut pas refuser, lors d’un entretien de délégation, il a une marge de manœuvre et peut accepter ou non la délégation.
Ensuite, une délégation se prépare : on doit suivre un cheminement bien particulier. Un suivi très précis est indispensable et doit se faire de manière régulière. Le manager doit être là pour le soutenir et lui apporter les moyens nécessaires à cette délégation.
Parfois, la délégation finit par s’inscrire dans la fiche de poste du collaborateur. A partir moment où le collaborateur s’est bien imprégné de ses responsabilités et qu’il les maitrise parfaitement bien, la passation de pouvoir peut s’opérer. En effet, même si cela reste rare, le manager peut se détacher d’une fonction au profit d’un collaborateur. La mise en place d’une délégation efficace, en permettant à un collaborateur de grandir, fait avancer aussi son manager. C’est donc une opération « gagnant /gagnant ». En effet, le collaborateur va aider son manager à évoluer dans son management.
Pour notre expert en formation management d’équipe, pour qu’une délégation soit mise en place, il faut que le manager puisse amener ses collaborateurs vers une maturité 4, c’est-à-dire qu’ils soient capables d’agir de façon autonome pour pouvoir intégrer de nouvelles attributions. Ainsi dégagé d’un certain nombre de tâches, le manager peut se concentrer sur le développement stratégique de son département. Grâce à la délégation, il peut se consacrer à d’autres fonctions managériales. De son côté, le collaborateur voit son poste s’enrichir et sa zone de responsabilité s’étendre.
Pour notre expert en formation management d’équipe, une délégation bien choisie, menée et suivie est un acte managérial fondamental et une source de motivation pour les collaborateurs.
