Exploiter le tableau de bord
Il s’agit de relier les résultats à des phénomènes concrets et à traduire ces informations abstraites en actions.
L’appropriation du tableau de bord se fait en 4 étapes :
1. Le responsable se familiarise avec le nouvel outil. C’est aussi au cours de cette étape qu’il stabilise le dispositif de collecte et d’intégration des données
2. Il agit à partir des informations : Analyse et interprétation des résultats
3. Il en tire des enseignements et des conclusions avec sa hiérarchie
4. Il prend des décisions et les communique
Il est très important pour notre expert en formation management d’équipe de s’assurer que les données collectées sont fiables.
Définir les actions est une phase importante en termes de management d’équipe.
Le responsable n’est pas obligé de définir tout seul les actions utiles pour améliorer le fonctionnement du système. Au contraire, c’est l’occasion, autant que faire se peut, d’associer les différents acteurs concernés.
Quels que soient les résultats de l’analyse, l’étape consiste à définir les objectifs visés :
• Développer une situation,
• Consolider une situation,
• Rattraper une situation.
Les actions peuvent se situer sur trois registres :
• Actions palliatives (court terme),
• Actions curatives (traite le système en profondeur),
• Actions préventives (long terme).
Chaque action est définie par quatre domaines récapitulés dans les « 4Q » :
• la nature (QUOI ?)
• le responsable (QUI ?)
• l’échéance (QUAND ?)
• les moyens (QUELS MOYENS ?)
Les solutions doivent être formalisées sur un support ayant deux fonctions :
1. fixer les responsabilités,
2. permettre le suivi.
Faire évoluer le tableau de bord
La pertinence et l’utilité d’un tableau de bord résulte de son adéquation avec le contexte. Le responsable doit donc faire évoluer son tableau de bord pour lui conserver son caractère opérationnel.
La nature de l’évolution peut s’étendre d’une simple adaptation du dispositif, à des compléments jusqu’à une révision en profondeur du dispositif.
Les évolutions peuvent être dictées par de multiples facteurs :
• une réorientation de la stratégie. Les modifications sont profondes et concernent les fondements mêmes du dispositif. Le tableau de bord doit être en permanence cohérent par rapport à la stratégie.
• une volonté de cerner temporairement un phénomène. La structure même du tableau n’est pas remise en cause ; il s’agit plutôt de rajouter des indicateurs pour une durée limitée.
• un changement dans l’une des composantes existantes. Par exemple, cela peut concerner une modification issue du système d’information.
Il n’y a pas de règle absolue concernant la fréquence d’actualisation d’un tableau de bord. L’attitude la plus adaptée, selon notre expert en formation management d’équipe, est celle de veille permanente assortie d’une réflexion critique sur l’utilité de faire évoluer ou non le dispositif.
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