New Age : Le nom du grand projet lancé en 2011 par le fabriquant de fromages BEL (qui détient des marques tel que Vache qui rit, Babybel, Boursin…). BEL c’est 12 000 salariés répartis sur 50 sites dans 31 pays. Parmi eux, plus de 4 000 possèdent un poste informatique que la direction souhaite faire évoluer. Tous les postes vont migrer de Windows XP vers Windows 7, d‘Office 2003 vers Office 2010, de Lotus Notes à Outlook 2010. « En termes techniques, c‘est une migration informatique très lourde, insiste Thomas Etienne, en charge de la partie accompagnement du changement (communication et formation) sur le projet : il a fallu répertorier tous les postes et leurs applications, puis les faire basculer en vérifiant leur compatibilité. Il a également fallu déployer de nouvelles infrastructures systèmes, réseau… »
Un dispositif de formation informatique en trois étapes
Le dispositif de formation mis en place avait trois objectifs : préparer les utilisateurs en amont de la migration, s’assurer que chacun soit opérationnel à la récupération de son poste New Age, et permettre enfin aux utilisateurs d’améliorer leurs compétences bureautiques. Un parcours de formation blended a été mis en place. En prérequis de la migration, les utilisateurs sont invités à suivre deux modules e-learning développés en interne et traduits en 8 langues. Ces modules présentent le projet New Age, le futur environnement ainsi que toutes les actions à mener par l’utilisateur en amont de sa migration informatique (notamment la sauvegarde de ses documents). Pendant la migration, les utilisateurs sont invités à suivre une formation informatique présentielle. En effet, « La migration des postes dure plus d’une demi-journée pendant laquelle le salarié ne peut travailler, explique Thomas Etienne. Nous avons donc planifié pendant cette demi-journée une session intitulée Nouvel environnement informatique, que la plupart ont complété par une autre demi-journée intitulée Outils collaboratifs pour se former à Lync, à l‘agenda partagé, aux connexions à distance, etc. » Les salles de formations informatiques sont toutes équipées de postes New Age afin de permettre aux apprenants de pratiquer. A l’issue de ces formations informatiques, ils récupèrent leur ordinateur mis à jour. Le troisième volet du dispositif de formation est constitué de modules e-learning sur la bureautiques mis à disposition des utilisateurs. Une soixantaine d’heures de formation est ainsi disponible, le tout en 9 langues. Deux semaines après la migration de leur poste, 95 % des salariés formés lors du pilote en France se sont déclarés assez ou très à l’aise avec leur nouvel environnement.
« Le réseau international de Demos nous a permis de travailler au Liban, en République Tchèque etc. »
La qualité des formateurs est une des clés de la réussite lors du déploiement d’un tel dispositif de formation. Il était impératif de pouvoir proposer la même formation, avec la même qualité dans tous les pays. Afin d’optimiser le recrutement de ces formateurs, BEL a fait appel au réseau international de Demos qui a pris en charge le choix des formateurs et les a formés en amont aux spécificités du projet et aux différents aspects de la culture de l’entreprise. BEL avait cependant laissé le choix à ses filiales qui pouvaient prendre un formateur local. Aujourd‘hui, plus de la moitié des salariés, répartis dans 15 pays ont déjà participé aux formations avec les consultants Demos : « L‘apport de Demos a été très précieux dans la construction du conducteur pédagogique, ajoute Thomas Etienne. C‘était important d’échanger, sans quoi j‘aurais mis beaucoup plus de temps. Et puis, nous nous sommes appuyés sur le réseau international de Demos qui nous a permis de travailler en Pologne, en Chine, au Liban, en République tchèque, à Dubaï etc. L‘avantage avec ce réseau ancré localement, c‘est que le formateur sait répondre à des questions spécifiques et culturelles. »
Le cadre d’une migration internationale pose de nombreux défis. Certaines bonnes pratiques sont incontournables, le point avec Gérard Lombion, responsable de projets de déploiement informatique chez Demos, sur les principales erreurs à éviter dans un déploiement informatique multi-pays et n’oubliez pas de suivre également Philippe de Demos, notre expert en formation informatique sur les réseaux sociaux.
