Une formation assistante pour apprendre à planifier
Notre experte en formation assistante insiste sur le fait qu’il faut avant tout fixer des moments déterminés dans son planning pour gérer ses mails. Par exemple, il serait judicieux de planifier le traitement des mails le matin en arrivant, puis en fin de matinée, puis en fin de journée.
En fonction de la réactivité requise par le poste que l’on occupe dans l’entreprise, il faut prévoir des temps de traitement plus ou moins espacés :
• ne pas en prévoir trop de façon à ne pas passer sa journée à cette tâche ;
• ne pas non plus trop espacer ces moments afin de pouvoir réagir rapidement si l’on reçoit des informations importantes.
Dans ce cas, l’assistante peut prévoir des moments pour consulter rapidement ses mails sans les trier ni répondre immédiatement.
Au moment où elle prend connaissance de ses mails, elle ajustera son plan de journée (c’est-à-dire le planning de la journée, qui peut prendre la forme d’une page A4, d’un agenda papier ou d’un agenda électronique) et ses priorités en fonction du volume de mails, de leur caractère urgent ou non urgent, ainsi que des autres priorités liées à sa fonction.
Mais attention : dans tous les cas, il faut s’efforcer de répondre dans un délai raisonnable.
Lorsqu’elle est absente du bureau pour une période prolongée (un jour ou plus), un message de réponse automatique précisant la durée de l’absence et la personne à contacter si besoin évitera de faire perdre du temps à ses interlocuteurs.
Acquérir des méthodes pour traiter ses mails grâce à une formation assistante
Selon notre experte en formation assistante, traiter ou gérer ses mails consiste à :
• ouvrir et consulter ses mails ;
• les classer ou les supprimer ;
• y répondre immédiatement lorsque la réponse est simple (prenant moins de 10 minutes) ;
• accuser réception des mails plus compliqués et planifier un moment pour y répondre.
Quand débute la plage de temps réservée pour traiter ses mails, comment faire ?
1. Travailler en mode hors connexion
Si l’assistante est trop souvent perturbée par l’arrivée de nouveaux mails, il peut être utile de basculer en mode « hors connexion », même quand elle traite ses mails ! Elle commence par se connecter pour recevoir tous ses mails, puis on se déconnecte. Elle traite alors ses mails : tri, réponse à certains mails… Une fois tous les mails et réponses aux mails écrits, elle quitte le mode hors connexion et adresse l’ensemble des mails en un seul envoi, un peu comme si l’on allait à la Poste une seule fois par jour au lieu d’y passer ses journées.
2. Balayer rapidement l’ensemble de ses mails et ouvrir en priorité ceux qui paraissent les plus importants, soit compte tenu de l’expéditeur, soit compte tenu de l’objet du mail
(Rappel : ne pas oublier le piège n°2 dans lequel on tombe fréquemment : il ne faut pas systématiquement traiter ses mails dans l’ordre chronologique !).
Puis, cette sélection prioritaire effectuée, l’assistante pourra traiter les mails par ordre chronologique.
3. Commencer
Si elle choisit de différer la réponse, il faut penser à :
1. planifier le temps de réponse. Cette plage doit correspondre au temps de travail nécessaire pour répondre au mail ;
2. en informer l’interlocuteur. Il est recommandé de prévenir l’interlocuteur de la date de notre réponse par un mail rapide. Il risque sinon d’appeler à ce sujet, ce qui fera perdre du temps à l’un et à l’autre.
Foire aux questions
Notre experte en formation assistante a répondu aux questions les plus fréquemment posées sur la gestion des mails :
– Faut-il affecter des codes couleur aux messages ?
Oui, un tri par couleur peut être très utile :
•pour repérer visuellement les messages importants (exemple : clients) de ceux qui ne le sont pas ou moins;
•pour lier les messages qui se rapportent à un même dossier, à un même client, etc.
– Doit-on faire une distinction entre les mails dont on est destinataire et les mails que l’on reçoit en copie ?
Généralement un mail dont on est destinataire principal appelle une réponse, tandis qu’un mail dont on est en copie n’appelle pas de réponse.
Cependant, compte tenu des erreurs possibles sur le choix des destinataires et les personnes en copie, notre experte en formation assistante insiste sur le fait qu’il est nécessaire d’y porter également attention.
En revanche, il faudra réfléchir avant d’y répondre ou de planifier une réponse.
Par exemple, si un mail est adressé à son supérieur hiérarchique et qu’on se trouve en copie, il est préférable de laisser son supérieur répondre, sauf si nous disposons d’une information qu’il ne connaît pas et que cette réponse ne risque pas de créer d’ « incident diplomatique».
– Faut-il supprimer, classer ou archiver un mail ?
Il faut supprimer, c’est-à-dire jeter définitivement :
•les mails n’apportant aucune information nous concernant directement, qui ne nous seront plus utiles ;
•les premiers mails d’une série d’échanges : on ne conservera que le dernier mail après avoir vérifié que l’on a tout l’historique de l’échange.
Il faut classer, c’est-à-dire ranger dans des dossiers toujours accessibles sur la messagerie, les mails qui concernent notre fonction, dont l’assistante est censée avoir été informée, dont l’information nous sera utile ultérieurement. L’idéal selon notre experte en formation assistante est de supprimer et de classer les mails au fur et à mesure. Cependant, l’assistante ne peut pas toujours le faire immédiatement. Aussi, il est également utile de fixer un moment déterminé dans la journée (ou tous les 2 ou 3 jours, selon son activité et ses préférences en termes d’organisation) pour classer et supprimer.
Il faut archiver, c’est-à-dire ranger dans des dossiers qu’on ne consultera plus régulièrement, les sujets qui sont clos. De temps en temps (par exemple tous les 6 mois), elle passera en revue les dossiers classés et elle sélectionnera ceux qui peuvent être archivés. L’archivage des mails peut également faire l’objet d’une formation assistante afin d’être fait à bon escient.
– Que faire des spams ? Comment les éviter ?
Les spams, ou courriers indésirables, encombrent inutilement notre boîte mail et nous font perdre un temps précieux. Pour s’en prémunir, il est indispensable d’activer un filtre anti-spam qui protègera la boîte mail en orientant automatiquement les spams vers un dossier « courrier indésirable » ou son équivalent. L’efficacité de ce filtre est extrêmement variable selon son type et sa configuration.
Il peut cependant arriver que des messages de correspondants soient identifiés à tort comme spams par le filtre anti-spam. En conséquence, il est nécessaire de « balayer » très rapidement le « courrier indésirable » avant de supprimer définitivement son contenu.
Pour conclure, compte tenu du nombre de mails échangés, notre experte en formation assistante recommande fortement de classer ses mails.
L’assistante va alors créer des dossiers et sous-dossiers dans sa messagerie en fonction du sujet, des interlocuteurs et de l’urgence. Dans les sous-dossiers, on peut distinguer mails envoyés/mails reçus.
Il est utile de combiner les différents types de classement. Une astuce de notre experte en formation assistante consiste à créer des dossiers par sujet et, à l’intérieur, des dossiers par interlocuteur.
