Comment communiquer ?

La première difficulté selon Roland Sauter, notre expert en formation management de projet, concerne la communication. Celle-ci a plusieurs facettes et notamment l’aspect technique avec ses mails, ses conférences téléphoniques, ses vidéoconférences : chacun de ces médias engendre ses propres difficultés et ses propres problèmes. Mais la communication, c’est aussi un problème de langue car bien des personnes ne maitrisent pas l’anglais, langue de la communication internationale. On a parfois de la peine à comprendre l’anglais de certaines nationalités. Enfin, il faut prendre en compte l’aspect culturel de la communication – le « oui » d’un asiatique n’a pas le même sens que pour un américain ou un européen,…

Comment partager ?

Il faut bien sûr partager les valeurs et les documents. Les documents sont naturellement assez faciles à partager. Aujourd’hui, il existe quantité d’applications très opérationnelles qui permettent de partager et de stocker à un seul endroit tous les documents consultables par tous. Un seul problème persiste et chacun continue de stocker ses documents chez lui ! Il faut donc vraiment instaurer voire imposer une culture pour que tous les documents soient vraiment partagés au sein de l’équipe. Une formation management de projet peut permettre à l’ensemble de l’équipe de mieux comprendre ces enjeux de partage d’information.

Comment assurer le suivi ?

Contrôler un projet quand les équipes sont internationales est une des choses les plus difficiles. Le facteur culturel est très fort. Pour certains, il est impossible d’exprimer un problème et c’est la veille de la livraison qu’ils annonceront un mois de retard. Le contrôle de l’avancement doit se faire de manière extrêmement précise en découpant toutes les tâches pour assurer un contrôle beaucoup plus fin.

Comment traiter les différences culturelles ?

Les différences culturelles représentent certainement le défi le plus important car un mail maladroit peut blesser et mettre en péril la suite du projet. Il est important à cet égard de suivre une formation management de projet qui permet de sensibiliser les chefs de projet français aux spécificités de communication dans les différentes cultures qui composent l’équipe  afin d’éviter de grandes erreurs qui mettent en danger tous les projets.

Comment créer une ambiance dans un groupe projet international ?

La solution la plus simple est de pouvoir se rencontrer de temps en temps. Les meilleures équipes sont celles qui ont eu un meeting de démarrage ensemble et qui ensuite se voient régulièrement, tous les trois ou six mois. Toute formation management de projet montre combien cette réunion de démarrage conditionne la réussite du projet. Si ces réunions sont impossibles pour des problèmes de coûts, il faut absolument instaurer des réunions téléphoniques fréquentes. Les meilleures équipes sont celles qui ont des points téléphoniques quotidiens. Parfois très courts (5 à 20 minutes) mais tous les jours. Les réunions par webcam sont aussi un moyen extraordinaire de rapprocher les équipes car les participants se voient. Le management d’une équipe à distance est un défi que les TIC peuvent aider à relever.