En attendant la formation
• Avant le départ en formation, il est nécessaire de rappeler au futur apprenant et à son manager :
– les raisons de la formation choisie : appréhender une nouvelle loi, palier les lacunes dans un domaine précis
– les objectifs de la formation : acquisition de nouvelles connaissances ou méthodes de travail, maitrise de nouveaux outils, développement de compétences
– les modalités de la formation : durée, choix du formateur, méthode pédagogique (présentiel, elearning, blended-learning…)
Il est conseillé au manager et au responsable formation d’élaborer un questionnaire sur le contenu de la formation que le collaborateur devra renseigner dès son retour en entreprise. Les réponses fournies leur permettront de matérialiser des axes d’amélioration de la formation.
Pendant la formation
Le responsable formation peut, s’il le souhaite, contacter :
– le formateur pour obtenir un « feedback » sur l’adhésion des stagiaires (enthousiasme, échanges, implication ou non dans les ateliers).
– un stagiaire-référent (dans le cas d’une formation de groupe) pour recouper les propos du formateur et vérifier que la session de formation soit bien conforme au cahier des charges signé en amont.
Après la formation
Dès son retour à son poste de travail ou à la fin de sa dernière journée de formation, le collaborateur doit remplir le questionnaire préalablement préparé par son manager et le responsable formation (évaluation dite « à chaud »). Ce même questionnaire devra être rempli une seconde fois quelques semaines après (évaluation dite « à froid »). Cette étape correspond au niveau 1 du système d’évaluation – qui en compte 4 – mis en place par le chercheur américain Donald Kirkpatrick. Rappelons brièvement les étapes de cette référence incontournable du domaine de l’évaluation de la formation professionnelle :
• Niveau 1 – Réactions : les stagiaires sont-ils satisfaits de la formation suivie ?
• Niveau 2 – Apprentissages : les objectifs pédagogiques ont-ils été atteints ? Il peut s’agir d’un simple examen pratique. Exemple : suite à une formation en langue anglaise, interroger le stagiaire pour identifier si son niveau a évolué.
• Niveau 3 – Comportements (ou transfert) : les stagiaires utilisent-ils ce qu’ils ont nouvellement appris une fois de retour à leur poste de travail ? Il s’agit d’une évaluation en situation de travail.
• Niveau 4 – Résultats : quel est l’impact de la formation suivie sur les résultats de l’entreprise ? Il peut s’agir d’une augmentation du chiffre d’affaires ou de la satisfaction clientèle suite à une formation commerciale, d’une baisse du taux d’accidents du travail suite à une formation sécurité…
L’Américain Jack Philips a ajouté un niveau supplémentaire au système de Donald Kirkpatrick :
• Niveau 5 – Retour sur investissement : les bénéfices post-formation sont-ils supérieurs au coût engagé pour cette formation ?
L’évaluation de l’efficacité des formations est indispensable pour assurer leur rentabilité. Il est essentiel, pour le responsable formation, de démontrer aux décideurs l’impact positif de l’investissement en formation. Dans cet objectif, des questionnaires de satisfaction (papier ou web) pertinents doivent être mis en place par le responsable formation – et le manager – pour réaliser l’appréciation à chaque étape et visualiser les bons résultats de la formation. Les organismes de formation doivent également être mis à contribution en instaurant un véritable partenariat avec le responsable formation.
Bientôt allégé de certaines contraintes administratives grâce à la loi du 5 mars 2014, le responsable formation doit porter ce sujet de l’évaluation pour contribuer à développer avec efficience la formation en entreprise, véritable levier de performance, et promouvoir sa rentabilité et son efficacité. Il lui faut accompagner managers et collaborateurs à chaque étape de la formation, au service des besoins et de la stratégie de l’entreprise.
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