Organiser

Organiser c’est avant tout PRÉVOIR. Pour cela, il est nécessaire pour manager une équipe de :

• Clarifier les objectifs du service, de l’équipe et de chaque collaborateur ;
o définir les fonctions : c’est-à-dire faire une analyse fonctionnelle des missions à intégrer dans l’équipe, définir les postes et anticiper les évolutions ;
o planifier les actions et les moyens en décomposant les actions prévues par étapes et en faisant rédiger des fiches par tâches ;
• Etablir des plannings validés par l’équipe ;
• Se concerter avec l’équipe sur les méthodes et les moyens, les analyser régulièrement ;
• Mettre en place les réseaux de communication :
• Lister les différents échanges de l’équipe avec l’extérieur
• Définir avec l’équipe une organisation des communications en interne, à l’intérieur de l’équipe, vis à vis du manager.

Informer

La communication est primordiale chez un manager, vous ferez donc le maximum pour :

• Faire connaître le contexte de travail : le marché, le fonctionnement de l’entreprise et du service, les changements significatifs et leurs conséquences sur l’équipe.
• Exposer les valeurs de l’entreprise, de l’équipe, les siennes.
• Expliciter les buts et les objectifs : expliquer son projet, dire ce qu’on attend de l’équipe.
• Définir les modalités de fonctionnement de l’équipe : le règlement, les horaires, les règles de sécurité.
• Faire fonctionner le réseau d’information de l’équipe : établir la carte des flux d’information de l’équipe, enrichir le « carnet d’adresses ».

Produire

Pour produire, il sera préférable de :

• Se donner des objectifs ambitieux et réalistes : décliner pour son équipe les objectifs de l’entreprise, analyser et s’engager auprès de sa hiérarchie.
• Analyser et interpréter les résultats : collecter les résultats, faire ressortir les indicateurs clés, analyser les écarts et les dérives.
• Traiter soi-même des dossiers.
o Relancer : repérer les baisses de rythme, intervenir en rappelant les enjeux et les objectifs et recadrer et mettre en place les sanctions.

Réguler et gérer le relationnel

Animer votre équipe vous permettra de :

• Mobiliser son équipe autour d’un projet commun : évaluer les valeurs, déterminer des axes de progrès, définir des actions concrètes, suivre, mesurer et faire apparaître le succès.
• Favoriser les échanges : repérer les lieux et les moments d’échange dans l’équipe, enclencher des processus participatifs (réunions, délégations), créer des points de suivi collectif.
• Réguler les conflits : analyser la carte des sympathies et des antipathies, concevoir des points de rencontre (travail en sous-groupes), expliquer les « pourquoi » (difficultés inter-services), reclarifier les enjeux communs
• Fêter et analyser les réussites : mettre en forme les résultats (graphiques sur panneaux…), organiser des événements
• Négocier

Former

Former, c’est faire progresser les collaborateurs donc l’équipe. Pour cela vous avez plusieurs solutions :

• Analyser et diagnostiquer avec le collaborateur les points de progression : c’est-à-dire disposer d’un référentiel de compétences par poste et d’un outil commun de diagnostic et faire apparaître les zones de progression souhaitées par le collaborateur.
• Définir la méthode, les étapes et les résultats en construisant une pédagogie adaptée au collaborateur, en arrêtant les plannings par étape et en définissant en commun un référentiel de résultats pour chaque étape.
• Vérifier les applications, faire s’entraîner :
o établir un suivi par des entretiens ;
o faire travailler les collaborateurs en binôme ;
o les accompagner personnellement sur certaines applications.
o Mesurer et valider les progrès : faire un point à chaque étape avec un outil de mesure, valider chaque progrès acquis et confirmer par les délégations.
• Entériner les nouvelles compétences acquises :
o faire apparaître les nouvelles compétences sur le support d’évaluation ;
o informer officiellement l’équipe et l’extérieur.

Déléguer

La délégation, si elle est bien menée, est un pilier de la fonction de manager. Pour déléguer efficacement, vous pouvez :

• Analyser les différentes fonctions du service ou de l’atelier, votre activité personnelle et le bilan des compétences validées de vos collaborateurs.
• Préparer la délégation : définir la mission confiée, le champ d’action, les risques potentiels et anticiper leurs solutions.
• Présenter la délégation au collaborateur, le valoriser en relation avec la mission, le rassurer sur les risques.
o Négocier sur les moyens, les délais, les résultats et les contreparties : repérer les points de désaccord, vérifier l’authenticité des points de blocage et rechercher des solutions communes.
o Suivre et accompagner le collaborateur : mettre en place un calendrier de suivi et souligner les grandes étapes de réalisation.

Contrôler

En tant que manager, vous devez tout de même garder un certain contrôle de l’activité. Pour cela, il vous faut donc :

• Définir des indicateurs pertinents comme mettre en place un niveau de qualité reconnue et acceptée ou poser des délais pour chaque opération.
• Construire des tableaux de bord par collaborateur et pour l’équipe. Les relier aux objectifs de la direction.
• Construire les plannings permettant de visualiser les missions des collaborateurs, les réalisations de l’équipe. Les relier aux objectifs de la direction.
• Définir les points de suivi journalier, hebdomadaire, mensuel, etc., selon les activités.
• Ajuster et mettre en place les actions correctives :
o prévoir pour chaque projet une alternative en cas de catastrophe ;
o mettre en place une disponibilité exceptionnelle des collaborateurs ;
o vérifier auprès des « clients » la décomposition des degrés d’urgence.

Diriger

Le maitre mot du manager reste inévitablement quand même « diriger », il faudra donc continuer à :

• Négocier les objectifs du groupe avec sa hiérarchie supérieure :
o maîtriser la vision des potentiels, des moyens et de l’activité de l’équipe ;
o rechercher les opportunités positives ;
o élaborer et présenter des propositions de progrès ;
o négocier et garantir la productivité du groupe.
• Décider :
o repérer le territoire imparti ;
o définir des critères de décision ;
o arrêter des positions claires, explicites et transparentes.
• Avaliser les livraisons finales :
o conduire des réunions de livraison ;
o s’assurer du retour du « client » ;
o faire un point sur la satisfaction du client avec l’équipe.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour repérer si vous avez l’étoffe d’un manager et améliorer votre performance au quotidien.

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