Manquer de connaissances
Un formateur peut se trouver confronté à un manque de connaissances pour différentes raisons :
• il peut être dépassé par le sujet : les questions soulevées par les participants pendant la session, les discussions émergeant des divers développements, etc., suscitent des interrogations qui peuvent parfois déborder du sujet traité
• il peut s’avérer que le formateur maîtrise un peu moins bien l’un des thèmes inclus dans la session, notamment si celui-ci porte sur des connaissances denses et vastes.
Tout ceci ne saurait remettre en cause la crédibilité du formateur qui peut avoir parfois quelques défaillances. Celui qui sait tout, sur tous les sujets, n’existe pas ! Et il est certain que le formateur qui se sent infaillible sur un sujet donné et pense le maîtriser parfaitement a une position dangereuse : trop sûr de lui, comment réagirait-il à une question à laquelle il ne peut répondre ?
Ce dernier doit admettre qu’il est permis de ne pas savoir répondre à une question précise et l’accepter.
Plutôt que de laisser planer un silence, le formateur doit dire qu’il ne connaît pas la réponse ou qu’elle nécessite une vérification ou un complément d’informations.
Dans ce cas, il est préférable que le formateur précise dans quel délai il peut apporter une réponse et surtout qu’il n’oublie pas de la donner !
Préalablement à tout commentaire, le formateur peut demander si, parmi les participants présents, certains ont la réponse, ce qui s’avère souvent le cas, et leur laisser la parole.
Avoir un trou de mémoire
Le trou de mémoire est une situation difficile pour le formateur. Celui qui vit cette situation doit alors s’interrompre, différer son développement et passer temporairement à un point secondaire pour revenir ensuite à son exposé initial et surtout faire preuve d’humour et d’un bon recul face à lui-même.
S’il s’avère que ces trous de mémoire ou ces questions sans réponse sont fréquents, le formateur peut s’interroger sur la qualité de sa préparation. Leur accumulation risque de mettre en cause sa crédibilité auprès des participants. Il lui faut alors revoir le contenu de sa formation et de refaire sa préparation avec plus d’attention.
Être en retard sur son timing
Premier réflexe : poser sa montre sur la table et vérifier à intervalles réguliers le respect du timing.
Deuxième réflexe : lors de la phase préparatoire, il est conseillé de prévoir plus de tests, d’études de cas concrets… Ainsi, ce sont prioritairement ces «éléments qui seront retirés du programme pour retrouver le timing initial. Lorsque le formateur constate régulièrement des décalages de timing, il doit alors reprendre globalement son plan de formation après avoir analysé les causes de ces décalages :
• mauvaise appréciation du temps de réalisation des tâches (cas, quiz, tests, etc.) : dans ce cas, il lui faut refaire chaque activité prévue au programme et la chronométrer.
La durée nécessaire à leur réalisation est généralement incompressible mais celle consacrée à la correction peut varier (notamment sur un sujet à caractère commercial) ;
• développements théoriques trop longs : préférer plusieurs interventions concises à un long exposé
• mauvaise gestion des outils utilisés (la vidéo, par exemple, est un outil chronophage) : déterminer le temps nécessaire à l’enregistrement lui-même (de 10 minutes à 35 minutes pour un enregistrement vidéo selon son thème et de 3 à 10 minutes pour un enregistrement audio) et s’y conformer ; apprécier également le temps nécessaire au débriefing
• tours de tables trop nombreux ou trop détaillés : ajuster la densité d’informations demandées en fonction du nombre de participants
• pauses et déjeuner : se conformer aux horaires prévus (en général, la pause est de 15 minutes et le déjeuner d’une heure et demie)
Réagir face à un léger retard
Dès que le décalage atteint 15 à 30 minutes, il est nécessaire d’adopter certaines mesures :
• éviter les commentaires redondants pour aller à l’essentiel, sans dénaturer le sujet
• accélérer, de façon imperceptible pour les participants, certains débriefings : tours de table un peu plus rapides, temps de corrections plus rythmés, etc.
• reporter à plus tard les exercices complémentaires aux cas étudiés (ces exercices pourront faire l’objet d’un travail de synthèse ou d’un travail de début de journée suivant, par exemple).
Dans tous les cas, le rattrapage du timing ne peut se faire au détriment des participants : il est donc nécessaire de conserver les temps consacrés à répondre à leurs questions.
Réagir face à un retard important
Un écart dans le timing commence à devenir difficile à résorber dès qu’il atteint 30 minutes environ. Il devient problématique lorsqu’il atteint, a fortiori dépasse, 1 heure, sauf si le formateur accepte de faire des coupes dans le programme !
Dans ce cas :
• demander aux participants qu’ils accordent à l’animateur quelques minutes de plus pour terminer le programme (ce qui est, en général, volontiers accordé)
•préciser que l’on a X minutes de retard sur le programme et qu’il serait préjudiciable de ne pas pouvoir aborder les derniers points
•remercier les participants de bien vouloir maintenir leur attention jusqu’à la fin de la formation
Ce qu’il ne faut pas faire
•Bâcler les développements importants sous prétexte de gagner du temps. S’ils sont essentiels à la compréhension du thème, ils doivent être traités comme prévu initialement
•Masquer les retards importants aux participants car cette information les concerne peut les inciter à travailler plus vite
•Diminuer fortement ou supprimer les temps consacrés à répondre aux questions des participants.
•Traiter un cas, effectuer un calcul… trop vite ou partiellement. S’ils ne sont pas indispensables à la compréhension du sujet mieux vaut ne pas les traiter du tout
•Déborder de quelques minutes en fin de journée sans demander aux participants leur accord
Les raisons qui peuvent empêcher le formateur de « boucler » son programme sont nombreuses mais elles font partie intégrante du jeu de l’animation. Ne sont-elles pas l’adrénaline positive de l’intervenant ?
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