Gérer les imprévus
Certains événements peuvent perturber le cours normal d’une session de formation : le formateur est dérangé par un appel téléphonique, ou est informé de l’urgence de rappeler telle personne, etc.
Agir en amont
Lors du début de la session, il convient de débrancher le téléphone installé dans la salle ainsi que les portables. En parallèle, il faut informer l’accueil de l’identité des participants pour pouvoir prévenir une personne qui reçoit un appel présentant un caractère d’urgence.
Réagir face à un imprévu
•Si le formateur apprend un événement nécessitant d’intervenir rapidement, il y a lieu de se renseigner pour savoir si la réponse peut attendre la pause ou l’heure du déjeuner.
•Si le caractère d’urgence s’impose, le problème doit être réglé immédiatement afin d’éviter qu’il ne pollue la suite de la formation.
Le formateur informe les membres du groupe qu’il doit prendre quelques instants pour régler une question particulièrement urgente et leur précise le travail à accomplir pendant cette brève absence (les cas ou tests sont des exercices appropriés pour gérer ce type de situation).
Avoir un moment de fatigue
Reconnaître le moment de fatigue
Parmi toutes les personnes présentes, s’il en est une qui doit demeurer dynamique et enthousiaste, c’est le formateur. Pourtant le formateur peut être parfois victime de moments de fatigue. Comment les gérer lorsqu’ils surviennent en pleine session de formation ?
Reconnaître un moment de fatigue est assez facile.
Il se caractérise par un ensemble de phénomènes :
•brutale impression d’intense fatigue qui pousse le formateur vers une chaise sur laquelle il s’attarde ;
•regard évasif que le formateur a du mal à fixer d’autant que ses paupières légèrement baissées occultent déjà pour partie la vision ;
•perte partielle des facultés auditives qui ne permet plus à le formateur d’entendre (et par voie de conséquence, de comprendre) les questions posées et entraînant quelques difficultés à répondre ;
•pertes de mémoire, difficultés de prononciation, etc.
Lutter contre un moment de fatigue : quatre recettes
Première recette
Si le moment de la pause est proche, proposer aux participants de faire cette pause tout de suite, avant de débuter tout nouveau travail. Le formateur profitera de ces quelques minutes de repos pour s’isoler dans le calme et reprendre quelques forces.
Deuxième recette
S’asseoir et proposer de faire faire par l’un des participants une synthèse ou un rappel sur un développement précédent, de procéder à un tour de table pour recueillir l’avis des participants sur un point particulier qui va être abordé ultérieurement, etc. Le but est ici de faire intervenir les autres membres du groupe ou l’un d’entre eux de façon à laisser au formateur quelques minutes pour « se reprendre ». Il convient cependant que le formateur ne s’isole pas totalement : pour cela, il note ce qui est dit pendant l’intervention, le tour de table, etc.
Troisième recette
Proposer aux participants un quiz de vérification des connaissances, un test, une étude de cas à réaliser en sous-groupes ou individuellement, etc. Les quelques minutes consacrées à ce travail doivent permettre à l’formateur de s’isoler un peu de façon à être disponible pour la correction.
Quatrième recette
En cas d’extrême fatigue, sortir quelques minutes de la salle après avoir proposé aux participants un travail ou un thème de réflexion, à effectuer en binômes sur une durée de 10 minutes.
Le formateur doit toutefois éviter de :
•« Plus que 2 heures et on aura enfin fini ! »
•« Je n’ai vraiment pas l’habitude de travailler comme ça ! »
•« Il n’y a quand même pas que moi de fatigué ? … Ah si ! … Ah bon ! »
Le mieux est sans doute de :
•Ne pas admettre que l’on puisse être fatigué et poursuivre l’animation par un exposé sur un point essentiel de la formation. Les exposés sont précisément à éviter dans un tel cas de figure.
•S’isoler au fond de la salle sans manifester sa présence (même en prenant en notes ce qui est dit par les participants, par exemple).
•S’asseoir et lire ses notes pendant 10 minutes (ainsi, non seulement le formateur n’a pas « géré » son moment de fatigue mais, par solidarité, les participants se sont également endormis !).
•Sortir de la salle et laisser les participants sans avoir donné des indications sur un travail à faire, un test à effectuer, un sujet à traiter et le timing nécessaire à la réalisation de ce travail.
•Sortir de la salle et laisser les participants travailler en grand groupe, voire en sous-groupes, même avec un ou des porte-parole (préférer les travaux individuels ou en binômes).
Le formateur a donc, en plus des stagiaires, de nombreux facteurs à gérer tout au long de sa formation. La meilleure façon d’empêcher tout cela est donc une bonne préparation et surtout d’avoir, par avance, envisager tous les cas de figures.
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