La collaboration en ligne : des enjeux fondamentaux …
La nouvelle ère de travail a vu naître de nouveaux enjeux cruciaux pour la réussite et le bon fonctionnement des entreprises : coordonner efficacement des équipes réparties à travers le monde, optimiser la productivité et la créativité de ses membres, etc.
Elles doivent également faire face à des défis tels que la sécurité des données, la gestion du temps de travail à distance et en mode hybride, et la nécessité de maintenir une culture d’entreprise forte malgré la distance.
… et des avantages significatifs
Les avantages de cette nouvelle ère de travail introduite par la collaboration en ligne sont nombreux !
- L’évolution des conditions de travail : la mobilité et la flexibilité au travail permettent de travailler à des horaires plus flexibles de n’importe où. Les professionnels peuvent davantage organiser leur vie professionnelle et personnelle.
- Le recrutement inclusif et diversifié par la facilité d’accéder à des profils internationaux.
- La diminution des coûts liés aux déplacements et aux infrastructures physiques.
- Le développement de la productivité par le travail collaboratif en temps réel. Les équipes peuvent échanger, partager et travailler ensemble sur plusieurs projets, de manière instantanée et résoudre des problèmes plus rapidement.
- L’optimisation de l’opérationnel par le biais de l’IA et des outils de collaboration en ligne qui automatisent un grand nombre de tâches pour gagner en temps et efficacité.
- La pratique et les gestes durables en faveur de l’environnement. Réduire et repenser ses déplacements pour réduire son empreinte carbone individuelle et celle de son entreprise.
Les outils de communication en temps réel
Au cœur de la collaboration en ligne, les outils en ligne facilitent la communication instantanée au sein des équipes, quelle que soit leur localisation.
Microsoft Teams, intégré à la suite Office 365, offre des fonctionnalités de chat, de vidéoconférence, de partage de fichiers et de collaboration en temps réel.
Slack est une plateforme de messagerie en temps réel qui facilite la communication au sein des équipes. Il permet la création de canaux thématiques, l’intégration de nombreuses applications tierces, et la recherche facile d’informations.
Zoom est un outil de vidéoconférence populaire qui permet aux équipes de se réunir virtuellement en vidéo, en partageant des écrans et des fichiers.
Les outils de stockage et de partage de fichiers
Pour une collaboration efficace, le partage de fichiers en ligne est essentiel. Ces outils permettent de stocker, de partager et de collaborer sur des documents de manière sécurisée. Parmi les options populaires, on trouve :
Dropbox est un service de stockage cloud populaire qui facilite le partage de fichiers et la collaboration entre les membres d’une équipe.
OneDrive, intégré à la suite Office 365, permet de stocker, partager et collaborer sur des fichiers tout en bénéficiant d’une intégration facilitée avec les applications Microsoft.
Google Drive permet de stocker, partager et collaborer sur des fichiers, des documents et des feuilles de calcul en temps réel.
Les outils de gestion de projets
La collaboration en ligne est un élément clé de la coordination d’un projet. Organiser les tâches, suivre les délais, gérer les ressources, etc. il existe de nombreux outils de gestion de projets pour aider les membres d’une équipe dans leur quotidien au travail.
Trello est une plateforme de gestion de tâches visuelles qui permet aux équipes de créer des tableaux, des listes et des cartes pour suivre le flux de travail.
Asana est un outil de gestion de projets et de tâches puissant qui permet aux équipes de planifier, d’organiser et de suivre leur travail.
Jira, conçu pour les équipes de développement logiciel, facilite la gestion de projets agiles, le suivi des problèmes et la collaboration entre les équipes de développement.
Les outils de gestion des ressources humaines
La gestion des ressources humaines est également importante dans la collaboration en ligne, en particulier pour les entreprises qui ont des équipes réparties. Des outils comme BambooHR, ADP et Zenefits aident les entreprises à gérer les dossiers des employés, les congés, les avantages sociaux et bien plus encore, de manière centralisée et accessible en ligne.
La collaboration en ligne participe à la transformation qui redéfinit la manière dont nous travaillons aujourd’hui. Investir dans la mise en place des outils de collaboration en ligne et à la formation régulière des collaborateurs représente une nécessité pour créer un espace de travail virtuel dans lequel les équipes peuvent collaborer de manière efficace et être davantage flexibles dans leur gestion du temps.
Pour aller plus loin, les experts Demos peuvent vous accompagner dans le développement de vos connaissances sur ces outils de collaboration en ligne :
