Mettre en place des outils communs de partage des connaissances

Les entreprises les plus matures disposent en général d’un référentiel de Management de Projet, auquel se superposent d’autres référentiels métiers. Le temps de formation est souvent utilisé pour rappeler ou signaler l’existence de ces référentiels, les mettre en relief avec les référentiels standards (PMI, IPMA & Prince 2) et surtout faire le lien avec leur mise en application dans le quotidien du projet. Méconnus, peu entretenus, ces référentiels sont parfois en décalage avec les nouveaux processus et la nouvelle organisation de l’entreprise, en fonction de l’existence ou non d’un PMO – Project Management Office. Ils sont pourtant les garants d’un socle de méthodes communes et d’un vocabulaire partagé. Pour autant, la formation management de projet en présentiel  ne peut être réduite à la présentation de ces référentiels. Les entreprises choisissent donc de plus en plus souvent de mettre ces outils à la disposition des apprenants via des outils de  e-learning, eux-mêmes intégrés dans un parcours de formation mixte.

Parallèlement, les retours d’expérience des organismes de formation management de projet montrent l’importance de la phase amont pour assurer la qualité du présentiel. Il existe des invariants dans les bonnes pratiques de management des projets qui sont généralement enseignés sous le nom de « fondamentaux du management de Projet ». Si ces invariants ne sont pas connus avant les ateliers du présentiel, le risque est double : d’une part tous ceux qui connaissent déjà les concepts vont perdre leur temps, d’autre part ceux qui attendent plus d’explications sur les fondamentaux seront frustrés. Les grands organismes de formation ont donc choisi de développer le format pédagogique mixte pour favoriser l’homogénéité des connaissances au démarrage du présentiel et ainsi renforcer la qualité de ce format de formation management de projet.

Consacrer le temps du présentiel au développement du savoir-faire

Pour les chefs de projet dont le temps passé hors du projet est coûteux, optimiser les formations présentielles est capital. Si les outils à distance leur permettent de partager l’accès aux connaissances, les compétences en revanche, individuelles & collectives, requièrent des ateliers pratiques en présentiel, coordonnés par un consultant spécialisé en formation management de projet, afin de mettre à l’épreuve l’équipe et les individus avec la réalité des problèmes rencontrés dans les projets.

Pour atteindre les objectifs pédagogiques fixés avec le client, le consultant doit quant à lui consacrer le temps du présentiel aux exercices qui ont un impact sur le changement de comportement des individus et de l’équipe. Ce changement sera facilité si les individus, préparés en amont grâce aux outils à distance, participent au présentiel avec une préparation, des questions en tête, et des zones de progrès déjà identifiées.  C’est la clé de la réussite d’une formation management de projet.

Réduire les coûts de formation directs et indirects

Les Chefs de projet et leurs équipes sont payés pour produire les livrables des projets. Leur temps est précieux et coûteux, et l’indisponibilité du chef de projet est souvent un facteur de stress pour son équipe, lui-même, son entreprise et son client. Pourtant la formation dans le cadre même du projet est souvent nécessaire voire indispensable dans certains cas pour assurer la qualité du management du projet. Les entreprises demandent donc des formats de formation management de projet de plus en plus courts, ainsi que des contenus pointus et personnalisés allant directement à l’essentiel.

Les organismes de formation spécialisés en formation management de projet, soucieux de réduire les coûts de formation tout en proposant l’accès au savoir au plus grand nombre, ont aussi intérêt à privilégier les formats permettant de démultiplier leur offre sous forme de parcours modulables, individualisés, vendus avec des licences par utilisateur et des services d’accompagnement à distance, évitant de mobiliser trop longtemps les consultants et/ou mobilisant d’autres profils de consultants, comme les télécoachs ou les télétuteurs.

Disposer d’une offre de formation management de projet attractive et flexible

Pour se former, les apprenants veulent désormais des outils disponibles pendant mais aussi hors temps de travail, toute l’année et à toute heure, sur toute sorte de supports (intranet de l’entreprise, web, smartphones, ipad…), et dans plusieurs langues. Cette demande de flexibilité est fortement liée à la charge de travail souvent peu modulable imposée par les projets. Elle est aussi liée à l’évolution progressive des mentalités des individus, notamment en France, qui tendent désormais à considérer la formation comme un privilège dont ils bénéficient et dont ils peuvent donc aussi profiter hors temps de travail. Les responsables formation des entreprises, de plus en plus souvent rattachés à une Université interne, veulent eux aussi disposer d’une gamme attractive en formation management de projet pour favoriser les taux de présence. Ils recherchent des outils et de méthodes pédagogiques façonnables à loisir, pouvant reproduire facilement un environnement proche de l’univers des projets de l’entreprise, intégrant le(s) référentiels de management de projet de l’entreprise, prenant aussi en compte les référentiels standards du marché (PMI, IPMA, Prince 2), dans toutes les langues pratiquées par les filiales du groupe, avec des contenus plus ou moins denses, des d’exercices, des tests, des quizz, des vidéos, des témoignages, des formats plus ou moins sobres, des personnages, des glossaires, des moteurs de recherches…

Pour les organismes de formation management de projet, la flexibilité des outils permet d’intégrer plus vite et de façon plus exhaustive les nouvelles méthodes et les nouveaux savoirs qui se développent au rythme des nouveaux métiers et des évolutions du marché.
Ils peuvent aussi réduire les risques liés aux efforts de contextualisation en proposant des outils paramétrables par le client lui-même, proposer des services d’accompagnement individualisés aux apprenants dont ils perçoivent plus vite et plus finement les zones de progrès grâce aux tests & quizz en ligne réalisés en amont du présentiel. Les consultants eux-mêmes peuvent, grâce à ces outils, se former plus vite et à tout moment sur les évolutions de contenus qu’ils enseignent et à l’appui desquels ils étayent le présentiel.

La formation management de projet  mixte devient dès lors un véritable service global, composé de multiples formats pédagogiques et d’un accompagnement personnalisé des apprenants. Orientée vers l’opérationnel et les résultats concrets favorisant la réussite des projets, l’essor de ce nouveau service sert donc directement, à la fois les intérêts des clients et des organismes de formation.