Des solutions logicielles servent avant tout à faciliter le travail de vos équipes. Comment savoir si le système informatique est à la hauteur de la promesse ? En comm​ençant par formuler clairement les objectifs attendus. Augmentation du nombre de factures traitées par jour, multiplication des contacts avec des prospects, réduction du temps consacré à la réalisation d’un bilan comptable… Cette première étape de formalisation des objectifs n’est pas la plus facile, mais elle est indispensable pour traquer ensuite les pertes de temps et d’efficacité liées à un usage partiel des logiciels.

Lorsque l’on est clair sur la performance attendue grâce aux outils techniques, l’étape suivante consiste à estimer l’écart entre l’existant et le souhaité. Cette analyse doit être honnête et transparente sur le niveau d’usage réel des collaborateurs et de ses résultats opérationnels. Si le logiciel devait permettr​e de créer une fiche client en 3 minutes, et qu’en réalité, il faut 5 à 8 minutes, l’objectif n’est pas atteint. La maîtrise des fonctionnalités, par exemple la création d’une fiche type en deux clics, n’est clairement pas ou mal utilisée. La mesure doit être claire et indiscutable. C’est par une observation détaillée de chaque geste réalisé par les utilisateurs que des changements sont à engager. Inutile de former à l’usage de l’outil en général. C’est un changement de pratiques immédiat qui est visé.

La solution ? Ce sont des interventions hyper ciblées adaptées à chaque situation à la fois individuelle et collective. Pour prendre le même exemple, le diagnostic va porter sur la sous-performance constatée du fait de la méthode de création d’une fiche. Le coaching digital, en face à face, mais aussi par mail et téléphone permet de travailler directement dans l’outil utilisé, exactement dans la zone qui pose problème. Le temps investi est plus court que pour une formation car les sujets sont ultra ciblés et personnalisés. Cet accompagnement sur mesure est applicable immédiatement.

En utilisant exactement les mêmes indicateurs que pour la phase d’initialisation, c’est-à-dire en comparant sur la base des objectifs opérationnels visés, la performance à un temps t, et celle observée à un temps t + 1. Un tableau de bord permet de les monitorer en partant de l’existant et en mesurant leur évolution. Plus les objectifs fixés sont concrets, plus l’efficacité est au rendez-vous. C’est en ré-alignant méticuleusement l’usage des logiciels sur la stratégie business que le ROI de l’outil peut être objectivement apprécié. Des actions correctives à l’outil peuvent aussi être identifiées.