Gérer les exigences en fonction des parties prenantes clairement identifiées et analysées

La dernière version du PMBOK (Edition 5) distingue la gestion des parties prenantes comme un domaine de connaissance à part entière. En effet, il est critique d’identifier et de comprendre le rôle des diverses parties prenantes qui peuvent influencer positivement comme négativement le déroulement d’un projet. L’analyse du degré d’intérêt, d’influence, d’autorité et d’engagement de ces parties est cruciale dans le développement des exigences et en particulier pour la phase de priorisation de ces dernières. Plusieurs outils et modèles peuvent être utilisés pour cela : modèle de Kano, Grille pouvoir versus intérêt, matrice d’évaluation de l’engagement des parties prenantes…

Savoir s’inspirer des projets similaires et non les copier

En effet, l’analogie entre projet peut être un piège si le chef de projet ne conserve pas un esprit critique vis-à-vis des données historiques des précédents projets par rapport à ce qu’il doit livrer. Les principes de généricité et de réutilisation permettent de créer de la valeur en se concentrant sur ce qu’il y a de nouveau dans un projet. Ainsi, afin d’atteindre cet objectif, il est primordial d’identifier en amont la part d’invariance et la part de spécificité entre projets.

Comprendre la cartographie entre les fonctionnalités et les composants du système

Le développement des exigences nécessitent une approche systémique. En effet, le chef de projet et son équipe se doivent d’appréhender une fonctionnalité demandée par le client dans son environnement, en considérant la finalité du système, la structure et les échanges entre les sous-systèmes. Cette approche permettra de mettre en évidence la cartographie entre les fonctionnalités  et les composants que les équipes produit et développements se doivent de bien comprendre. Ceci permettra de garantir un développement cohérent et éviter les phénomènes de commutation des tâches par exemple (tout commencer et ne rien finir).

Maintenir la traçabilité des exigences au travers d’un outil dédié

Dés que la complexité du projet et des systèmes composant une solution le requiert, il est préconisé d’utiliser un logiciel de gestion des exigences dédié permettant d’hiérarchiser les exigences et assurer une traçabilité bidirectionnelle entre exigences.

Vérifier et valider les livrables par une partie indépendante (« œil extérieur »)

La vérification et la validation des livrables par une partie indépendante permet d’adresser le véritable besoin du client et de couvrir tous les points des spécifications (ex. assurance qualité). Il y a là l’idée-force d’objectiver les réalisations et de prendre du recul sur les diverses réalisations et leur bonne adéquation avec le besoin client initial.

Etablir un glossaire projet pour une compréhension commune des termes clés

Afin d’éviter tout malentendu avec les parties prenantes et dans la rédaction et la compréhension des exigences, il est très recommandé de prendre le temps de définir un lexique du projet définissant tous les termes techniques spécifiques.

La réussite d’un projet repose donc sur la définition d’une base d’exigences discutée, analysée, partagée et formellement tracée. On ne peut planifier, exécuter ou contrôler un projet si cette base est floue ou sujette à interprétation.

La gestion, au quotidien des exigences nécessite une stratégie proactive et adaptative. Impliquer le client au travers d’une communication ouverte, des échanges réguliers et une relation de confiance sont nécessaires pour réussir son projet au travers d’une gestion adéquate des exigences.