L’organisation permanente
Les organisations permanentes ont un objectif à long terme. Les projets sont menés à l’intérieur de l’organisation permanente ou en dehors mais ils utilisent les ressources, installations et produits de l’organisation permanente. Les procédures de travail de l’organisation (activités, responsabilités, structure d’organisation et prise de décision) exercent une influence sur les travaux et vice-versa.
Il est critique d’obtenir une adhésion au projet et de surmonter les résistances de l’organisation permanente. En effet, les résultats du projet ont une influence sur le fonctionnement de l’organisation permanente. Pour le projet, il est important de comprendre comment sont définis les politiques et la production de l’organisation permanente, comment elles sont contrôlées, quels risques sont associés ? Les principes de management opérationnels de l’organisation permanente et de leurs contributions projets doivent être compris afin d’établir les préconditions d’obtention de résultats positifs.
Le project management office fait souvent partie de l’organisation permanente et apporte une continuité dans les informations et méthodologies de management des projets au bénéfice des projets. « Le management par projets » est un concept de management des organisations permanentes. Il accroit la flexibilité et le dynamisme organisationnel, décentralise les responsabilités de management opérationnel et facilite les évolutions d’organisation.
Les Projets et leur spécificité
Les projets sont des opérations ( Norme ICB – IPMA ) ou des entreprises ( PMI ) inscrites sans contraintes de temps et de coût pour réaliser un ensemble de livrables définis ( périmètre de réalisation des objectifs du projet ) en respectant des standards de qualité .
Notre experte en formation management de projet nous explique que les standards canadiens y ajoutent la notion de transformations pour y parvenir et définissent le projet comme « un processus unique de transformation. La manière dont ils sont coordonnés ( en portefeuilles ) et gérés – ceci incluant le développement des compétences de leurs responsables – a un impact direct sur leur réussite. Leur fonctionnement diffère du fonctionnement normal car leur objet est le développement de l’efficacité, de la compétitivité et du potentiel de l’entreprise là où les lignes fonctionnelles classiques sont managées principalement pour la performance des processus.
Selon la norme ICB, ce sont :
• des affaires caractérisées en principe par un ensemble unique de paramètres tels que des objectifs et livrables clairs, une période de temps, un coût, une organisation spécifique différente des organisations opérationnelles ;
• des efforts dans lesquels les ressources matérielles et humaines sont organisées d’une façon innovante pour s’engager dans un périmètre d’activité, sur la base de spécifications données avec des contraintes de temps et de cout, en suivant un cycle de vie standard, de façon à atteindre des changements bénéfiques caractérisés par des objectifs quantitatifs et qualitatifs ;
• des ensembles d’activités coordonnées, pilotées par une organisation chargée d’atteindre des objectifs spécifiques, avec des paramètres de livrables définis.
Les projets ont des attributs tels que nouveauté, complexité, contraintes juridiques, travail d’équipe interdisciplinaire et multi culturelle et travail en commun. Ils peuvent être classés par typologie :investissement, recherche et développement, organisationnel, technologie de l’information et communication et autres critères tels qu’interne ou externe, régional ou national ou international.
Le management de projets est la planification, l’organisation, le contrôle de tous les aspects d’un projet mais c’est aussi le management et le leadership de tous ceux impliqués pour atteindre les objectifs du projet en sécurité et dans le respect des critères de temps, de cout, de périmètre, de performance/qualité.
Pour notre experte en formation management de projet, c’est donc l’ensemble des activités de coordination, de leadership, l’organisation, les techniques et mesures des projets.
La notion d’Intégration dans les Projets
« L’Intégration du Management des Projets dans l’organisation de l’Entreprise » est indispensable, selon notre experte en formation management de projet, pour réaliser les objectifs de projet selon les procédures en vigueur dans l’entreprise.
Ces 7 processus clés sont décrits ci-dessous et s’associent pour chacun à des données d’entrée et de sortie.
• Développer la charte de projet qui autorise le projet ou une phase spécifique du projet ;
• Elaborer la définition du périmètre du projet dans ses grandes lignes ;
• Développer le plan de management du projet pour documenter les actions nécessaires pour définir, préparer, intégrer et coordonner tous les plans associés au plan de projet et formaliser le plan global de manière cohérente ;
• Conduire et mettre en œuvre le plan de management de projet : réaliser les travaux définis dans le plan de management de projet pour mener à bien les objectifs et besoins décrits dans le périmètre du projet ;
• Piloter et Contrôler l’avancement du Projet : piloter et contrôler les processus utilisés pour initialiser, planifier, réaliser, et clôturer le projet selon les objectifs de performance du plan de management de projet ;
• Contrôler les changements et modifications du Projet – faire le point sur toutes les demandes de changements, les approuver, contrôler les changements à apporter aux livrables du projet et aux processus organisationnels de l’entreprise ;
• Clôturer le projet / ou la phase de projet : finaliser toutes les activités des processus du plan de management de projet.
Derniers conseils de notre experte en formation management de projet pour construire les étapes de processus
• Déterminer quelle sorte d’organisation projet et quelles ressources sont nécessaires ;
• Identifier toutes les unités de l’organisation qui vont fournir des ressources au projet ;
• Définir les rôles, responsabilités, interfaces, niveaux d’autorité et procédures du projet ;
• Obtenir les ressources de la part des différentes unités concernées ;
• Définir et réguler les interfaces avec les unités de l’organisation permanente ;
• Communiquer les décisions et guider l’organisation du projet ;
• En cas de besoin, entretenir, mettre à jour et faire évoluer l’organisation projet au cours du cycle de vie ;
• Chercher à améliorer en permanence l’organisation du projet ;
• Documenter les meilleures pratiques et les appliquer aux futurs projets.
