Faire face aux priorités dans un contexte multitâches et multi-interlocuteurs

Avant de mettre en place des méthodes et outils au quotidien, l’assistante doit pouvoir se positionner clairement vis-à-vis de ses différents interlocuteurs. Véritable prestataire de services, elle gère sa petite entreprise d’assistanat et doit répondre efficacement à ses clients.
Poser les bases de la collaboration au travers d’un « contrat de collaboration » est essentiel pour se sentir légitime dans la gestion des priorités : argumenter, négocier des délais et exiger les informations qui lui sont nécessaires.

Pour chaque mission, notre experte a conseillé lors de cette journée de formation assistante d’identifier les points suivants :

Dans un contexte multi-interlocuteurs, l’assistante doit s’appuyer sur les outils collaboratifs comme la messagerie et l’agenda partagé pour donner une visibilité à sa charge de travail.
 

Optimiser ses performances au quotidien

L’assistante est un élément majeur de l’équipe, sa maîtrise des situations rassure et permet aux managers de se concentrer sur leur mission essentielle. Si elle est sous tension, elle risque de se disperser, d’être moins efficace. Eviter la fatigue inutile passe par des gestes simples pour améliorer l’ergonomie de son poste de travail : posture, distances, équipement adapté.

Les participantes ont pu découvrir lors de cette journée de formation assistante  des techniques de relaxation adaptées au contexte professionnel permettant de décompresser, de mieux gérer ses émotions et ainsi de développer une concentration accrue sur les activités essentielles.

Les conseils de notre experte en formation assistante pour être proactive pour ne pas subir les changements

Deux points majeurs ressortent  de cette journée de formation assistante pour assurer son employabilité tant en interne qu’à l’extérieur de son entreprise :
•    Savoir faire le point sur ses compétences et les mettre à jour : l’assistante doit pouvoir identifier clairement les compétences qu’elle peut mettre en œuvre, elle doit veiller à les mettre à jour en se formant, en partageant ses pratiques avec des homologues. Elle doit savoir également les transmettre : expliquer les  activités  et former  de nouvelles collaboratrices ou être tutrice de jeunes en formation initiale.
•    Assurer une veille métier : pouvoir mettre à jour ses compétences, c’est savoir se tenir au courant des évolutions de son métier et des attentes des entreprises. Notre experte en formation assistante a donc présenté aux participantes les meilleures pratiques qui consistent à s’abonner à des revues professionnelles (Assistante Plus), à assister à des salons ou des conventions (Assist’Manager) et à adhérer à des Associations professionnelles (FFMAS, EUMA).

En un mot, il ne faut pas  rester isolée,  il faut être curieuse, échanger, partager autour de ce métier en manque de reconnaissance.

En conclusion, les participantes à cette journée de formation assistante ont beaucoup aimé la convivialité, l’échange d’expériences avec des homologues d’autres entreprises qui enrichissent, permettent de se situer dans le métier et de partager des bonnes pratiques. Elles ont également apprécié de repartir avec des axes de progrès pour mieux gérer leur temps et leur organisation au quotidien. L’analyse du métier avec des experts en formation assistante et à travers des expériences professionnelles variées aide à d’acquérir une plus grande ouverture d’esprit et des idées à mettre en pratique. Pour elles, il faut surtout « rester positive pour aller de l’avant, même lorsque le contexte nous impose des changements (en cas de restructuration par exemple). »