Formation assistante : synthétiser à l’aide d’un questionnaire-type
Après avoir observé les faits au travers, si besoin, des 3 miroirs de notre gestion du temps que sont le flash-back, le zoom sur les voleurs de temps et le check-up approfondi, notre experte en formation assistante propose de prendre du recul pour effectuer une synthèse points forts/points faibles de notre gestion du temps en se posant les questions suivantes :
| Globalement, pendans la période observée | ||
| Ai-je: | Oui | Non |
| Consacré suffisamment de temps à l’important ? | ||
| Respecté mes objectifs ? | ||
| Tenu les délais impartis ; respecté les échéances ? | ||
| Consacré du temps à préparer mon travail ? | ||
| Jeté un regard critique sur ma gestion du temps ? | ||
| Évité de me disperser ? | ||
| Canalisé mes voleurs de temps favoris ? | ||
| Pris le temps de dresser le bilan de ma journée ? | ||
| Calculer le total des réponses dans chaque colonne Les « oui » marquent une bonne gestion du temps ; les « non » des axes d’amélioration. | ||
| Globalement, pendant la période observée | ||
| Ai-je : | Oui | Non |
| Différé quelque chose d’important ? | ||
| Oublié quelque chose d’urgent et d’utile ? | ||
| Passé trop de temps à certaines activités ? | ||
| « Réinventé le fil à couper le beurre » pour certaines tâches ? | ||
| Consacré du temps à des choses parfaitement inutiles ? | ||
| Mis de côté des activités chronophages que je n’aime pas mais pourtant nécessaires ? | ||
| Calculer le total des réponses dans chaque colonne Les « oui » sont signe d’un défaut dans la gestion du temps, les « non » indiquent les points forts. |
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Chaque point faible identifié au cours du questionnement devient alors un axe d’amélioration potentiel à transformer en objectif réaliste, puis en acte.
Une formation assistante pour Se fixer des objectifs réalistes
Notre experte en formation assistante vous livre ci-dessous une liste, non exhaustive, d’objectifs potentiels les plus fréquemment rencontrés dans le secrétariat. Ils sont formulés sur la base des axes d’amélioration identifiés lors du diagnostic.
A la suite d’une formation assistante, chacun peut compléter cette liste en tenant compte de sa situation spécifique.
• Consacrer davantage de temps à l’important.
• Ne pas se disperser soi-même.
• Éviter de se laisser disperser par les autres.
• Traquer les voleurs de temps amis.
• Canaliser les chronophages ennemis.
• Respecter les échéances négociées.
• Rendre plus ergonomique son espace de travail.
• Prendre régulièrement du recul par rapport à sa gestion du temps.
Il est nécessaire de se fixer un délai pour atteindre ses objectifs.
Notre experte en formation assistante vous conseille donc de suivre la politique des petits pas :
• limiter le nombre d’objectifs, choisir les deux ou trois qui présentent le plus fort « potentiel gain de temps » et pour lesquels on est vraiment motivé ;
• vérifier qu’on les a atteints dans le délai imparti ;
• s’en fixer d’autres, seulement après cette vérification.
Exemples
1. Préparer sa journée de travail avant de se jeter dans l’action.
2. Regrouper les déplacements autant que possible et limiter à 4 fois/jour le traitement des mails pour éviter de se disperser soi-même.
Si ces objectifs sont difficiles à formaliser à ce stade, ce travail sera plus aisé après avoir révisé les grands principes de gestion du temps, qui font l’objet d’une autre session de formation assistante.
