1- Décrypter sa propre personnalité pour mieux communiquer avec les autres

Qui n’a jamais rencontré de difficultés pour se faire (bien) comprendre de ses collègues, ses collaborateurs, ses clients, ses prestataires… et même ses proches ? On pourrait croire que l’on a tous son propre fonctionnement. Oui et non. Nous sommes tous uniques, c’est vrai, mais des traits de notre personnalité sont communs à d’autres et les connaître fluidifie notre communication. Pour communiquer sans grésillement, se connaître soi-même est le premier pas. C’est la clé pour accueillir l’autre tel qu’il est et faire de belles choses ensemble.

Flash-back historique. Dans les années 70, la NASA recrute des astronautes pour des programmes de vols spatiaux habités. L’équipage est en vase clos dans le véhicule spatial. Une mésentente ou une dispute peut tout remettre en cause. C’est là qu’intervient Taibi Kahler, spécialiste de l’analyse transactionnelle, pour aider à sélectionner les équipiers amenés à quitter la planète Terre. Pour prévenir les chocs de personnalité, il met à jour six profils. La Process Communication (Process Com) est née.

Six profils, six fonctionnements. On a tous une personnalité complexe, mais un profil domine chez chacun : le persévérant, le travaillomane, le rêveur, le promoteur, le rebelle ou l’empathique. À chaque profil sont associés, grâce aux techniques de PCM (Process Communcation Model), les sources de motivation, la perception de l’environnement, les préférences pour communiquer et les modes de réaction au stress.

Identifiez le vôtre pour mieux interagir. Lorsque vous aurez repéré votre type, vous serez mieux à même d’identifier celui de vos interlocuteurs. Cette attention met en position de repérer dans vos interactions les signaux précurseurs d’une communication parasitée, et donc d’anticiper les blocages.

Pourquoi s’y mettre ? Cette approche développe la confiance en soi pour motiver ses équipes, éviter les conflits, manager sur un mode positif et focaliser les énergies sur les bons chantiers…

Le livre à lire : « Comment leur dire… La Process Communication » de Gérard Collignon (InterEditions)

2- Choisir les bons mots pour pitcher à toute heure et en tout lieu

Tout va toujours plus vite dans l’entreprise. Les plans stratégiques à 3 ans sont remplacés par des planifications à 6 mois, voire moins. Présenter un projet et le défendre se déroule dans un monde où tous les scénarios sont ouverts.

Pourquoi ce n’est pas si simple ? Prendre la parole, c’est pour beaucoup se mettre en danger. À l’écrit, on peut rédiger une première fois, revenir en arrière et apporter des corrections. Les réactions se font souvent de manière asynchrone. À l’oral, c’est à l’instant T que tout se passe. Les réactions en face, corporelles ou verbales, sont immédiates. Alors oui, c’est normal d’avoir le trac et de douter de soi. Mais ce n’est pas une fatalité. Raison de plus pour s’entraîner.

Des pitchs préparés et d’autres (presque) improvisés. D’un côté, vous préparez des pitchs pour une occasion particulière, comme une présentation ou une réunion. Vous savez quand il va avoir lieu, vous avez un objectif et une idée des attentes de votre auditoire… Et puis des pitch imprévus surgissent, quand vous rencontrez le responsable de département dans l’ascenseur, ou un investisseur dans une soirée réseau. Ne ratez pas ces occasions pour gagner des points. Vous devez être prêt à pitcher à tout moment.

De la méthode. Que vous ayez plusieurs minutes ou quelques dizaines de secondes devant vous, un fil conducteur structure votre prise de parole. Pour le construire, apprenez à sérier les arguments qui servent l’objectif, à utiliser le négatif pour mettre en valeur le positif, à partager des succès ou encore à parler à la tête et au cœur.

Oser des mots-chocs. Il y a ce que vous dites et la manière dont vous le dites. En allant chercher des formules originales, des termes forts et des images impactantes, vous créez le déclic. Certains qui n’écoutaient que d’une oreille deviennent tout ouïe. Soignez particulièrement la chute pour qu’elle fasse écho à votre accroche et donne du corps à votre promesse.

Le livre à lire : « De la répartie à la réplique ou l’art de faire mouche » de Laurence Caracalla et Carbon de Seze (Le Figaro)

La formation à suivre : « Elevator Pitch : Etre percutant en 5 minutes »

3- Créer un collectif de travail en collaborant à distance

On travaille de plus en plus souvent avec des personnes qui sont basées sur un autre site que le sien. Le télétravail se développe et permet aux collaborateurs de travailler de chez eux un ou plusieurs jours par semaine. Les équipes réparties sur plusieurs sites sont également de plus en plus nombreuses grâce aux outils de communication interactifs : visio-conférence, tchat à plusieurs, partage de fichiers… Les outils offrent la possibilité de s’affranchir du temps et de l’espace ne suffisent cependant pas pour garantir un travail à distance de qualité.

Les bons outils, pas plus. La difficulté aujourd’hui n’est pas de sourcer la bonne solution technique, mais de créer une cohérence entre l’ensemble des outils (messageries, visio, outil de suivi, tableau de bord, learning management system…). Plus encore que pour une équipe qui est 100% en présentiel, les risques de perte d’informations ou d’incompréhensions sont à anticiper et mettre sous contrôle.

Trouver la bonne distance. Ne pas échanger de visu chaque jour, voire plusieurs fois par jour, n’empêche pas une collaboration riche et féconde. La situation nécessite de poser de manière encore plus précise les objectifs, notamment en les détaillant sur le très court terme. L’accompagnement à distance du manager porte sur la réalisation des missions tout autant que sur le bien-être professionnel. Des feedbacks réciproques plus réguliers, même très courts, sont à instaurer, tant pour suivre les missions que pour détecter d’éventuels signes de mal-être au travail.

Des rituels structurants. Pour créer une cohésion d’équipe malgré des rythmes décalés et des lieux de travail différents, des rendez-vous marquants sont essentiels. Les temps présentiels lorsque toute l’équipe est réunie doivent être efficaces et qualitatifs. Des temps forts, y compris à distance, sont réservés chaque semaine avec toute l’équipe pour des échanges en visio. Les comptes-rendus sont d’autant plus importants que l’on ne va pas se reparler autour de la machine à café.

Le livre à lire : « Manager le travail à distance et le télétravail : Culture – Méthodes – Outils » de Daniel Ollivier (Gereso)

La formation à suivre : « Manager une équipe à distance »

4- Manager à l’heure de l’agilité

L’objectif du management est d’organiser le travail de chacun pour performer tous ensemble. Pour faire jouer la bonne partition à ses équipes, soyez au clair avec votre rôle de chef d’orchestre. Cela commence par prendre conscience que le travail collectif repose sur un management d’équipe structuré. Les méthodes d’organisation les plus modernes, comme l’agilité, en sont la preuve. Le cadre n’est pas là pour limiter, mais pour libérer les énergies.

Fixer des caps. On ne franchit pas de montagne sans avoir identifié le sommet à atteindre. Quelles que soient les modalités de fixation de l’objectif au niveau supérieur, que le manager ne maîtrise pas toujours, son rôle est de décliner les objectifs du service en objectifs opérationnels communs et individuels.

Poser des règles. Donner de l’autonomie en apprenant à déléguer ne signifie pas un désengagement du manager dans la conduite des projets. Temps d’échange, outil de reporting, suivi du plan d’action, relecture des livrables, circuit de décision… Les rituels sont des repères qui forgent la dynamique d’équipe.

Jouer l’exemplarité. Appliquer les règles que l’on fixe aux autres à soi-même est un des piliers pour un management exemplaire et donc inspirant. Horaires de travail (ni trop, ni pas assez), équilibre vie pro-vie perso, développement de ses propres compétences, partage de bonnes pratiques, coopération avec les autres départements, conduite millimétrée des rendez-vous RH (entretien d’évaluation, entretien professionnel…)… Aucune exception à la règle ne se justifie au motif que l’on est manager. On est d’ailleurs toujours, ou presque, le managé de quelqu’un, donc porteur d’une même attente à l’égard de son n+1.

S’ouvrir aux méthodes agiles. Les méthodes agiles s’inscrivent dans un univers lexical à apprivoiser : sprint, backlog, Kanban, Scrum Master, Product Owner… Mais avant cela, elles reposent sur des principes qui fédèrent : satisfaire le client, accueillir favorablement les demandes de changement, travailler sur des temps courts, assurer une coopération permanente entre le client et l’équipe projet, construire des projets autour d’individus motivés, privilégier la conversation en face à face, mesurer régulièrement l’avancement du projet, faire avancer le projet à un rythme soutenable et constant, porter une attention continue à l’excellence technique et à la conception, faire simple, responsabiliser les équipes, ajuster à intervalles réguliers son comportement et ses processus pour être plus efficace… L’agilité pose et entretient la confiance, en s’appuyant sur la culture du feedback.

Le livre à lire : « L’art de devenir une équipe agile » de Claude Aubry et Étienne Appert (Dunod)

5- Argumenter pour convaincre et embarquer vos interlocuteurs

Pour voir aboutir un dossier ou un projet, c’est à vous de faire adhérer les parties prenantes pour qu’elles ne freinent pas des deux pieds face au changement. La parole a beaucoup de poids pour convaincre, car elle touche l’auditoire de manière instantanée. À l’écoute d’un projet ou d’une idée, on se positionne souvent spontanément en mode « pour » ou en mode « contre ». Une bonne maîtrise de l’argumentation engage vos interlocuteurs à se mettre à vos côtés et non face à vous. Pour ne pas être déstabilisé à la première objection, un esprit tactique s’impose.

Connaître ceux que l’on veut convaincre. S’adresser à une personne ou un groupe change la donne dans la préparation d’une argumentation. En tête à tête, vous pouvez vous adapter au fonctionnement particulier de votre interlocuteur et à ses enjeux personnels. Utiliser l’écoute réceptive et l’écoute active vous permet d’obtenir des informations sur l’autre pour faire progresser l’échange. En groupe, vous devez varier les formes d’expression pour vous adresser à tous les profils, logiques et intuitifs, séquentiels et analytiques.

Parler à la raison d’autrui. Quelle que soit la taille du groupe, votre objectif est de faire adhérer vos interlocuteurs… pour de bonnes raisons. Persuader grâce à des arguments qui touchent à l’irrationnel, ou aux émotions, comme la peur, est réalisable. Mais, ce qui peut s’apparenter à de la manipulation ne tient pas sur la durée. Une argumentation de qualité repose sur une communication intelligente et intelligible mobilisée au service du collectif. Il ne s’agit pas d’exceller dans un exercice de style vide de sens, mais d’établir un rapport avec l’autre qui crée du sens.

Avoir un plan. Une argumentation se construit avec différents canevas, par exemple, un plan crescendo, un plan chronologique, un plan journal télé… Il se choisit en fonction du contexte de la présentation ou de l’échange, et des objectifs à atteindre.

Capter l’attention. Lorsque la trame est prête, à vous de l’incarner en mobilisant toutes vos ressources. Plusieurs techniques s’acquièrent : poser sa voix, rythmer son phrasé et prendre le temps de chaque respiration pour donner de l’emphase.

Le livre à lire : « Convaincre en moins de 2 minutes : Capter et retenir l’attention, savoir s’adapter à son interlocuteur » de Nicolas Boothman (Marabout)

La formation à suivre : « Argumenter pour convaincre »