Consolidez et facilitez la gestion de votre quotidien professionnel
En effet, en cette période d’accalmie estivale, il serait intéressant pour vous d’en profiter pour faire un grand nettoyage afin d’y voir plus clair à la rentrée. Pourquoi ne pas trier vos documents électroniques ?
Commençons par votre boîte mail par exemple. Ces moments plus calmes sont propices au tri, classement ou organisation de sa boite mal. En utilisant la fonction agenda, essayez de transformer directement vos messages en action et de les planifier. De même (re)découvrez l’intérêt de faire vivre votre liste de tâches. Dans une formation assistante nous insistons sur les avantages de créer ses propres règles de classement automatique qui donnent des priorités de lecture et permettent d’écarter les messages de moindre importance.
Avant les vacances, n’oubliez pas de trier votre boite d’envoi et de vider votre poubelle, sinon vous risquez d’avoir une boite saturée qui ne pourrait plus recevoir les messages entrants. De même, n’omettez pas de mettre votre message d’absence pour prévenir vos correspondants.
Abordons maintenant les documents électroniques. C’est le moment de faire le point sur votre arborescence et l’arborescence commune, de renommer les documents et les dossiers si nécessaire pour rendre la recherche plus facile et bien entendu de supprimer toutes les versions antérieures pour ne garder que la version définitive de vos documents.
Cette période est également le moment idéal pour vous mettre à jour dans vos documents papier : faites le tri dans les dossiers. Lors de la formation assistante, le plan de classement est abordé en détail car c’est une aide précieuse au quotidien. En dressant la liste des dossiers triés par ordre alphabétique et/ou thématique qui renvoie à un lieu précis de rangement, vous pouvez rendre l’information accessible aux utilisateurs potentiels et archiver pour gagner de la place dans vos rangements. Rappelez-vous que l’archivage est soumis à une règlementation légale de conservation des documents d’entreprise. Procurez-vous la liste des documents qui vous concernent avec les délais de garde nécessaire. Vérifiez aussi les procédures internes à vos entreprises qui ont peut être des spécificités à prendre en compte. Ne gardez pas au-delà des délais nécessaires ! Quoiqu’il en soit limitez les impressions de mails aux informations et ou demandes d’action importantes/engageantes.
Au-delà du quotidien : soyez curieuse et pro-active
Exploitez aussi ces moments-là pour assurer une veille de connaissances sur votre métier et découvrir de nouveaux ouvrages, revues, sites, ou associations. Vous pouvez également vous renseigner sur les prochains rendez-vous assistantes : événements, salons, journées de formation assistante.
Pourquoi aussi ne pas vous inscrire sur les réseaux sociaux (Twitter, Viadeo, Facebook, Linkedin) et adhérer à des communautés d’assistantes pour échanger vos bonnes pratiques ou expériences et ainsi élargir votre domaine de compétence ?
Vous pourriez aussi anticiper votre formation. En effet, c’est la période à laquelle les entreprises préparent leur plan de formation pour 2012. Faites le point sur vos besoins : quelles difficultés rencontrez-vous dans l’exercice de votre métier, quelles sont vos pistes d’amélioration, de progrès, une évolution de votre activité ou de nouveaux projets dans l’année à venir nécessitent-ils une remise à niveau ou l’acquisition de compétences ? Une formation assistante bien ciblée peut vous aider à trouver une solution, franchir un cap.
Nous vous donnons rendez-vous le 5 septembre pour notre prochain article « Assistantes, prenez en main votre formation » sur la chaine thématique formation assistante !
