Si ma mission principale est la suivante : « fournir une information complète et à jour dans les dossiers clients », quelle est l’activité importante ?

Parmi les propositions suivantes, cochez la bonne réponse.

• Peaufiner la mise en page des documents internes
• Finir le classement
• Filtrer les appels téléphoniques de son manager

Comment remplir la feuille de temps dans le cadre d’un check-up approfondi?

Parmi les propositions suivantes, cochez les réponses exactes.

• Indiquer au fur et à mesure de la journée l’heure de début et de fin d’activité
• Préciser la quantité de travail produite chaque fois que cela s’y prête
• Totaliser le temps passé à chaque activité.

Les comportements suivants sont-ils chronophages pour les assistantes ?

Parmi les propositions suivantes, cochez les réponses exactes.

• Peaufiner à l’extrême sa mise en page
• Laisser grossir une chemise « à ranger » au lieu de classer les documents au fur et à mesure
• Foncer dans un travail donné sans prendre le temps de réfléchir au risque de devoir recommencer

Auditer son temps dans un secrétariat permet-il de gagner du temps ?

Parmi les propositions suivantes, cochez les réponses exactes.

• Non, car dans un pôle d’assistantes, on est tributaire des autres donc pas maître de son temps. On a aussi notre part de responsabilité et d’autonomie
• Oui, car il faut savoir investir du temps pour en gagner
• Oui, car seule une vision claire de « à quoi on passe son temps » permet de s’améliorer

Plusieurs outils sont-ils nécessaires au bon déroulement d’un audit ?

Parmi les propositions suivantes, cochez les réponses exactes.

• Oui, si le travail est complexe, peu répétitif et que l’on veut y voir très clair
• Oui, si l’on veut réaliser un audit périodique, « à la louche »
• Non, si l’on veut seulement porter un regard critique sur ses voleurs de temps, le zoom suffit

Pour vous aider à répondre à ces questions, vous pouvez relire les deux articles de notre regard d’expert formation assistante  sur la gestion du temps : « Une formation assistante pour apprendre à auditer son temps » et « Poser un diagnostic sur la gestion de son temps et se fixer des objectifs ». Toutes les réponses du quizz dans notre prochain article…