Déterminer quel est votre but
Qu’est-ce que vous voulez que votre lecteur sache, croie ou fasse après avoir lu votre message ? Formulez très précisément votre but et vous augmentez vos chances de choisir les bons arguments qui feront passer votre lecteur à l’action.
Identifier votre destinataire
Est-ce un client, un fournisseur, un collègue, un ami, un manager ? Quelle est votre relation avec cette personne ? Bien identifier votre interlocuteur vous sera utile pour choisir le ton à adopter dans votre message.
Préciser clairement l’objet de votre message
Par souci de clarté et pour faciliter le suivi des échanges, l’idéal est d’avoir un seul sujet par message.
L’objet de l’e-mail doit être clair et percutant pour faire gagner du temps à votre interlocuteur et l’inciter à l’ouvrir.
Bannissez les libellés d’objets trop vagues de type : « réponse », « urgent », « réunion ».
Privilégiez des intitulés qui donnent clairement une idée du contenu du message. Par exemple : « projet x : compte-rendu de la réunion du … »
Maintenir la relation
Les règles de courtoisie sont différentes d’un courrier « classique » mais ne doivent pas être oubliées pour autant.
Introduisez votre message par un « Monsieur ou Madame », « Prénom », « Bonjour » en fonction de votre connaissance de la personne.
Concluez par « Cordialement », « Bien Cordialement » ou « Bonne journée », « À bientôt ».
Ces formules de politesse simplifiées sont importantes. Elles montrent que vous prenez en compte votre interlocuteur.
Attention également à toujours mettre un message, même très court, lorsque vous envoyez un document en pièce jointe.
Respecter les règles de lisibilité
La messagerie est souvent considérée comme un outil entre l’écrit et l’oral. La tendance est souvent d’écrire très vite en langage parlé, abrégé. Néanmoins, votre message ne sera efficace que s’il est compris du lecteur et qu’il passe à l’action.
sur le fond :
- Faites des phrases courtes : un sujet, un verbe, un complément.
- Gare à l’orthographe : votre image est en jeu !
sur la forme :
- Court et structuré.
- Introduisez des paragraphes. 2 ou 3 maximum.
Les développements (compte-rendu, rapport, notes…) seront placés en pièce-jointe pour ne pas alourdir la lecture du message et permettre le classement plus aisé de leur contenu.
Soignez la mise en forme de votre message comme avec Word. Usez du gras, du souligné, de l’italique pour mettre des éléments en valeur…mais avec modération !
Les listes à puces, les titres et sous-titres peuvent être également très utiles pour alléger et structurer vos idées.
L’important est de toujours se placer du côté du lecteur.
Se relire
Ne cliquez pas trop vite sur « envoyer». Une minute supplémentaire est nécessaire pour se relire et corriger ses fautes d’orthographe, de frappe.
Vérifiez que vous avez bien joint le fichier annoncé. Petit conseil : faites l’insertion du fichier avant d’écrire le message !
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