Le contexte de la réforme : une volonté de simplification, de contrôle et de transparence
La facturation électronique est le processus de création, de transmission et de réception de factures sous forme numérique. Dans un phénomène de digitalisation des entreprises, cette approche a gagné en popularité au fil des années. En plus de réduire la paperasserie, elle permet d’accélérer le processus de paiement et de minimiser les erreurs humaines. Le défi pour les entreprises implantées à l’international vient des réglementations propres à chaque pays en matière de facturation électronique.
La nouvelle réforme de la facturation électronique vise à moderniser les processus pour répondre aux exigences d’un monde de plus en plus numérique, à assurer un contrôle à priori de la conformité des factures et une simplification de la production des déclarations de TVA, grâce à la possibilité du pré-remplissage. Elle permettra également une transparence sur l’avancement du traitement des factures chez les clients.
La réforme de la facture électronique : ce qui va changer pour les entreprises
L’obligation d’avoir la capacité de recevoir les factures électroniques de la part des fournisseurs et de les intégrer dans son système de gestion de comptabilité ou commerciale.
L’émission des factures électroniques selon l’un des formats structurés en XML autorisés par la réforme et la transmission automatique à leurs clients via une plateforme agréée par le ministère de l’Economie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique :
- Le portail public de facturation Chorus Pro qui fera place à
- Une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration fiscale (PDP)
Le cycle de vie de la facture sera également un point essentiel de la réforme. Il se fera par le biais de statuts : dépôt, rejet, paiement ou encaissement.
L’archivage des factures électroniques, dans leur format informatique original, en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique sera obligatoire.
Un e-reporting pour les entreprises et les opérations non concernées par la réforme
Les entreprises non concernées par la facturation électronique auront une obligation de transmission d’une synthèse à l’administration fiscale – e-reporting.
L’e-reporting s’appliquera également pour les opérations internationales ou intracommunautaires, les transactions B2C et certaines opérations sectorielles (santé, enseignement, formation, opérations réalisées par des associations à but non lucratif, opérations immobilières, bancaires et financières et opérations d’assurance et de réassurance).
Les grands axes à avoir en tête question réglementation
Selon le code général des impôts : « L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ».
Afin de garantir l’authenticité et l’intégrité des factures émises et reçues, une signature électronique qualifiée au sens du règlement européen eIDAS ou une certification sera nécessaire. La certification s’effectuera par le biais de l’échange de données informatisées (EDI fiscal) ou la Piste d’Audit Fiable (PAF).
L’archivage électronique sera également un point important. Conformément aux réglementations fiscales et commerciales, les entreprises devront utiliser des solutions d’archivage électronique certifiées afin de sécuriser l’intégrité, la disponibilité et la lisibilité des données dans le temps.
Le tour d’horizon terminé, un constat sans équivoque : la réforme va structurellement transformer votre mode de travail. L’anticipation est votre meilleure alliée. Préparez vos équipes et vos outils informatiques à ces transformations. N’hésitez pas à faire appel à des experts pour vous former et faire monter en compétences vos collaborateurs pour aborder avec efficacité et sérénité ce changement.
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Sources : Economie.gouv.fr ; Bpifrance-creation.fr ; Openbee.fr
