1) L’écoute des utilisateurs
L’assistante doit être en mesure de percevoir dans le type de questionnement de ses collègues leurs logiques d’accès à l’information. Certains d’entre eux penseront « date » (accès chronologique), d’autres s’en référeront aux « sujets » des dossiers (accès thématique)… C’est à l’assistante de bien identifier le type d’information circulant dans le service afin de cibler les clés d’accès prioritaires.
2) La communication entre collaborateurs
Un nouveau système de rangement ne se réalise pas sans consultation préalable des différents utilisateurs. L’assistante doit fédérer son équipe autour du projet et non imposer ses règles de classement.
Faut-il maîtriser des logiciels complexes pour réussir son plan de classement ?
Non, la pratique du Pack-office suffit à mettre en place une base de données pertinente. Ainsi Excel grâce à ses fonctionnalités basiques permet déjà d’être rapidement opérationnel(le).
Quel timing l’assistante doit-elle prévoir pour mettre en place mon projet « organisation du classement ou de la mémoire du service » ?
Le délai dépend :
- du nombre d’utilisateurs
- du volume de classement
- des supports utilisés (numériques ou papiers)
Le projet peut toutefois être mis en place entre 1 et 6 mois.
En tout état de cause, la mise en œuvre d’un nouveau système « d’organisation du classement » se gère comme un projet.
C’est à l’assistante de piloter les étapes, selon une phase préparatoire, et une phase d’exécution en fonction d’un timing précis. Piloter ce type de projet s’apprend selon des méthodes précises et éprouvées dans la sphère professionnelle des assistantes.
Comment contourner la délicate tâche de l’archivage ?
L’archivage est un passage obligé dans nos entreprises. Particulièrement depuis l’avènement de la traçabilité, du benchmarking (partage de bonnes pratiques) et du Knowledge Management (partage des connaissances).
L’archivage, grâce à la GED (Gestion Électronique des Données) retrouve un intérêt croissant dans la fonction d’assistante. L’« assistante knowledge management » devient alors» mémoire du service » et renforce le rôle déterminant qu’elle exerce déjà au sein des équipes.
