Comment développer un mode de collaboration performant ?

Selon Marleine Mazouz, notre experte en formation assistante, c’est une question vaste qui nécessite d’abord l’implication de l’assistante et l’implication du manager. En effet, l’assistante aura beau s’impliquer et mettre de la bonne volonté si elle est face à un manager qui n’a pas le temps ou qui estime que ce que fait son assistante est suffisant, il n’y aura pas de réflexion. Mais certains managers s’intéressent de près à leur relation de travail avec leur assistante et veulent vraiment établir un mode de collaboration performant avec elles pour être aidé dans la réalisation de leurs objectifs !

A partir du moment où le manager s’implique dans un processus de réflexion, c’est bénéfique et positif pour les deux car l’assistante se sent soutenue, en confiance et motivée. Le manager va travailler en confiance avec son assistante. Il peut s’appuyer sur elle, il n’a pas besoin de surveiller ou contrôler ce qu’elle fait.

Pour notre experte en formation assistante, la performance d’une relation assistante/manager c’est donc tout d’abord la communication.

La 1ère porte d’entrée c’est qu’il y ait une vraie communication entre eux, une confiance mutuelle et du soutien de la part du manager. Plus elle se sentira soutenue, plus efficace elle sera.

Elle ne sera pas préoccupée par des questions telles que « Qu’est-ce que mon manager pense de moi et de mon travail ? » L’assistante va alors s’épanouir et s’affirmer, elle va être active, réactive, proactive et va oser être force de proposition. Une réelle fluidité dans la relation s’instaurera.

Comment faire respecter le temps de chacun ?

Pour notre experte en formation assistante, le fait que le manager empiète sur le temps de l’assistante est tout à fait normal ! Une assistante, comme son nom l’indique, assiste  son manager. Donc, si l’on part du principe que le manager doit respecter ce temps, il est tout de même normal qu’il y ait des interruptions et qu’il vienne la solliciter au moment où il en a besoin.  A l’assistante de s’adapter à son manager.

Pour faciliter son organisation et être moins interrompue, il lui faut établir avec lui des points fixes.  Pour être efficace, elle doit le préparer. Toutes les questions qu’elle a à lui poser, toutes les informations qu’elle doit lui fournir sont prêtes.

Le temps du manager coûte cher.  L’assistante doit veiller à ce qu’il reste centré sur le cœur de son métier.  Faire respecter son temps, oui, à condition qu’il y ait en amont une bonne organisation et une anticipation des points que l’assistante veut aborder avec son manager. Ces points fixes permettent de passer en revue leurs charges de travail respectives.

L’assistante prend l’initiative d’informer son manager des urgences qu’elle a à gérer. Les tâches qui lui demandent de la concentration sont ainsi facilités. Son manager sait qu’elle a besoin de s’isoler pour être rapide et efficace. Il évitera ainsi de la solliciter dans ses moments-là.

L’assistante doit également respecter le temps de son manager. Pour cela, elle dispose de toutes les informations concernant l’organisation de son manager, à commencer par son agenda. Dès cet instant elle organise sa journée en tenant compte de tous ces paramètres.

Comment gérer la circulation de l’information ?

Là encore, la circulation de l’information est basée sur le dialogue. Chacun doit connaitre les besoins de l’autre en terme d’information. L’un et l’autre doivent  se poser la question et poser la question à l’autre sur ses besoins en information.  L’assistante s’enquiert auprès de son manager pour mesurer la pertinence de son hypothèse.

Plus la communication est de qualité entre eux, mieux l’information circuler. Plus le manager tient au courant son assistante, plus elle sera pertinente, rapide, efficace. Pour notre experte en formation assistante, l’un et l’autre doivent être attentifs aux besoins de l’autre.

Quels outils peuvent être pertinents pour faciliter le bon fonctionnement de la relation ?

•    L’agenda partagé
•    La possibilité de lire les mails et les courriers de son manager
•    Les réunions et les compte-rendus de réunion
•    Le filtrage des appels téléphoniques
•    …

Ces outils représentent pour notre experte en formation assistante  les moyens de base pour l’assistante de recueillir les informations qui vont lui permettre de bien cheminer avec son manager. Tous les deux sont ainsi au courant de ce qui se passe dans leur service et peuvent interagir avec pertinence.

Comment doser son autonomie face aux différentes personnalités de managers ?

La notion d’autonomie est étroitement liée à la personnalité du manager. En effet, on trouve plusieurs types de management : directif, explicatif et participatif, délégatif.

Certains managers délèguent plus facilement que d’autres. L’autonomie que va accorder le manager est corrélée avec le niveau de confiance qu’il a en son assistante et le niveau de confiance qu’il a en lui-même.

Plus le manager a confiance en ses capacités de manager, plus il donne de l’autonomie à son assistante.  L’autonomie marche beaucoup avec la notion de confiance.

L’assistante peut estimer ne pas avoir assez d’autonomie. Elle exprimera son besoin auprès de son manager et négociera avec lui son nouveau périmètre d’action.

Certains managers élargissent l’autonomie à leur assistante au fur et à mesure que grandit sa confiance a en elle.

A charge à l’assistante de gagner la confiance de son manager !