Le processus de formation à mettre en place par le responsable formation

Avant la formation, il s’agit pour le responsable formation de vérifier que le dispositif de formation réponde bien aux objectifs fixés. Pour cela, il faut impliquer la hiérarchie, lui soumettre la proposition de formation et se mettre d’accord sur des indicateurs de résultats. On peut aussi procéder à un benchmarking pour comparer avec d’autres formations du même type.

Il est également nécessaire de tirer les conclusions sur le processus, sur les moyens utilisés, sur les résultats obtenus et sur les effets observés. Ceci permettra au responsable formation, le cas échéant, de rectifier le tir sur les formations à venir. Deux types d’appréciation sont possibles : mesurer la formation en valeur absolue  et mesurer l’écart par rapport au cahier des charges (conformité / commande).

Différents éléments sont à évaluer :

• Les contenus : les programmes, les méthodes pédagogiques, la documentation, le matériel pédagogique ;
• Les formateurs : leur prestation, leurs compétences ;
• Le bon déroulement de la session : la durée, la participation des formés, les rapports animateur-formés, l’accueil, les conditions matérielles ;
• L’efficacité : l’écart entre les résultats obtenus et les objectifs, l’adéquation du programme au niveau des formés ;
• L’efficience : le rapport coût/efficacité ;
• La conformité : le respect des instructions, des règlements en vigueur ou des engagements pris ;
• La valorisation professionnelle : l’action a-t-elle favorisé le transfert des compétences acquises à d’autres domaines ?
• La compatibilité entre la formation et le style de management en vigueur.
 

Le responsable formation doit vérifier les effets de la formation

On évalue à chaud la satisfaction des différents acteurs (apprenants, hiérarchie, organisateurs, formateurs) : quelle est leur perception de ce qui s’est passé ? La formation a-t-elle été appréciée ?

Intérêt :
• Repérer les domaines pour lesquels des améliorations doivent être apportées ;
• Évaluer le degré de satisfaction des clients ;
• Recueillir l’expression spontanée et sincère des différents acteurs.

Limites :
• Cela ne préjuge en rien de la réalité des acquis, ni des effets pour le responsable formation ;
• Cet indicateur est très sensible au climat du stage, aussi l’appréciation est-elle entièrement subjective ;
• Les stagiaires sont en situation d’évaluer le stage… et non l’inverse !

On évalue à froid les progrès réalisés grâce à la formation, les capacités acquises. Cela suppose d’avoir défini au préalable un objectif pédagogique et un critère qui permette de vérifier s’il a été atteint. Les acquisitions peuvent être évaluées sur le champ ou de manière différée pour savoir ce qui a été retenu après un certain laps de temps.

Intérêt :
• Cette évaluation est indispensable si l’on veut véritablement faire le point sur la progression des personnes ;
• Elle peut s’appliquer à une grande partie des actions de formation du responsable formation dans l’entreprise ;
• Elle est utile pour les formations ayant un enjeu important : sécurité, mobilité professionnelle, formation diplômante.

Limites :
Ce second niveau se heurte davantage à des problèmes sociologiques que techniques :
• Mesurer les acquis peut sembler scolaire ;
• La formation est souvent réputée terrain neutre, sans enjeu ;
• Certains systèmes de décision du responsable formation dans la gestion des personnes (qualification, appréciation, formation, gestion de carrière et gestion anticipatrice des emplois) sont incohérents.

L’utilisation et le transfert des compétences acquises

A ce niveau, il s’agit d’enquêter sur des faits : les personnes utilisent-elles effectivement ce qui a été acquis dans leur travail ?
Cette évaluation est effectuée par le responsable formation avec une grille d’observation.

Celle-ci peut se décomposer en trois rubriques :
• Les acquis de la formation : quels savoir, savoir-faire, savoir-être ont été acquis ?
• Une modification de l’activité des services opérationnels : les résultats ont-ils progressé ?
• La capacité du management à valoriser les acquis du stagiaire : les conditions de mise-en-œuvre des compétences sont-elles réunies ?

Intérêt :
• Évaluer une formation ayant un objectif à relativement court terme ;
• Traiter une des causes majeures de la non-qualité : ne pas appliquer ce qui a été appris.

Limites :
• Il est difficile d’isoler la contribution de la formation dans le processus d’évaluation ;
• Cela suppose d’impliquer la hiérarchie tout en évitant les conflits entre le responsable formation et l’encadrement.

Les résultats
 
Il s’agit d’évaluer le retour sur investissement : peut-on observer une amélioration des performances professionnelles en lien avec la formation ?
Ce type d’évaluation permet au responsable formation de relier la formation aux objectifs de l’entreprise, et ainsi d’impliquer la hiérarchie.

Il faut évaluer :
• l’amélioration de la performance individuelle (effet déclencheur, dynamisant, frein….) ;
• l’amélioration collective : la formation a-t-elle permis, à l’échéance fixée, d’atteindre les objectifs généraux du service, de l’entreprise ?

Le responsable formation peut également évaluer  à court terme, l’amélioration directe des performances (taux de rebut, coût de maintenance, taux de fréquence des accidents du travail,…) ; à moyen et long terme, les ressources humaines (« Disposons-nous, à l’échéance fixée du personnel compétent et motivé ? – Le taux de mobilité professionnelle d’une population sensible s’est-il accru d’une manière satisfaisante ? ) ou amélioration directe des performances (« La notion de qualité de service est-elle entrée dans les esprits et les pratiques ? »). Il peut aussi voir les effets indirects : une formation peut avoir des effets imprévus sur le fonctionnement de l’entreprise comme la création d’un réseau de relations dans lequel les personnes vont s’entraider ; un effet de marginalisation d’autres personnes ; des améliorations dans une unité ; des perturbations dans une autre…