1) Quelles difficultés rencontriez-vous ?
Elles sont de quatre ordres :
- Prioriser : distinguer urgence et importance
- Faire respecter les délais : obtenir les informations à temps
- Suivre et relancer
- Composer avec les contraintes de chacun
2) Quels principes d’organisation mettiez-vous en œuvre pour satisfaire chacun et tous ?
a) Communiquer :
- Échanger pour connaître et prendre en compte les contraintes de mes différents interlocuteurs.
- Communiquer sur mes propres contraintes.
Il est des contraintes, des urgences ou des impératifs qui n’en sont pas vraiment, encore faut-il pouvoir l’apprécier. Pour ce faire, il convient de prendre du recul, objectiver -sans juger- et négocier avec son interlocuteur.
En résumé : Une bonne organisation, c’est avant tout une bonne communication.
b) Anticiper :
- Créer des outils mixtes d’organisation et de communication
- Fixer des délais (à mettre en relation avec la communication : pour faciliter le respect des délais, mieux vaut se mettre d’accord avec son interlocuteur sur ce qu’il est en mesure de respecter compte tenu de sa charge et de ses contraintes propres)
- Créer et utiliser des fiches d’informations (type formulaires) pour recueillir des besoins, assurer le suivi des relances
- Suivre ses dossiers à l’aide d’outils fiables de type Calendrier, gestionnaire de tâches et rappels Outlook, « check-list opératoire », etc.
- Bref, utiliser les fonctionnalités avancées d’Outlook sur lesquelles repose mon organisation personnelle.
En résumé : Une bonne organisation, c’est un bon outillage, sur lequel on peut se reposer (c’est à dire essentiellement soulager sa mémoire).
A chacun sa boîte à outils personnelle + une boîte à outils commune à l’équipe et évolutive.
3) Quels étaient vos trucs et astuces comportementaux dans les situations stressantes, voire conflictuelles ?
Dans les situations conflictuelles :
- Laisser s’exprimer l’autre, écouter,
- Objectiver la situation (un peu d’empathie + présenter mon point de vue, mes contraintes)
- Différer la réponse
- Trouver un compromis
- Le présenter en argumentant
Dans les situations stressantes :
- Se concentrer en se recentrant sur l’activité génératrice de stress : respect des délais, prise de parole.
4) Si vous n’aviez qu’une recommandation à faire à une assistante d’équipe, quelle serait-elle ?
Développer au maximum ses capacités d’adaptation pour se mettre au diapason des personnalités et méthodes de travail différentes dans un même périmètre d’action.
