Quels sont les différents types de réunion ? Et pourquoi les différencier de cette manière ?
En management de projet, on peut avoir recours à 3 types de réunions :
1) La réunion d’information
- Destinée à faire passer un message et à donner une visibilité sur le déroulement d‘un projet et ses impacts
- Ne nécessite pas forcément de réponse
- Il n’y a pas d’informations de la part des personnes à qui elle s’adresse
2) La réunion de travail
Peut être pour de la conception comme pour évaluer l’avancement du projet et de ses activités.
Ces réunions ont des objectifs bien précis : concevoir quelque chose, avoir un feedback interne sur la façon dont le projet se déroule vu de l’intérieur, faire partager le projet aux acteurs, identifier des problèmes et des risques…
La prise de décision n’est théoriquement pas à l’Ordre du Jour de ce type de réunions (même si des choix peuvent parfois être effectués).
3) La réunion de décision / d’arbitrage
- La plus connue : le Comité de Pilotage
- L’objet, à partir d’un exposé factuel et synthétique de la situation du projet, est de rendre compte de situation du projet et de prendre les décisions qui s’imposent pour le bon déroulement le bon achèvement du projet
Ces deux derniers types de réunion projet ont en commun le fait d’avoir une grande interactivité et de laisser une grande part à l’échange oral.
Comment puis-je préparer ma réunion ?
Ces 3 types de réunion ont en commun le fait de devoir être préparées, dans le sens ou elles doivent être organisées avec un déroulement et un formalisme prévu à l’avance, notamment un Ordre du Jour clair, précis et un déroulement programmé dans le temps.
Toutes ces réunions nécessitent la réponse à quelques questions essentielles :
- Quel est l’objet de la réunion ? Quel est le but à atteindre ? Qu’attend-on de cette réunion ?
- Quels sont les messages que je veux y faire passer ? De combien de temps dispose-t-on ?
Les Comptes-Rendus sont-ils nécessaires ?
Les Comptes Rendus sont indispensables et obligatoires.
Ils doivent reprendre les points essentiels de la réunion, et non son déroulement.
Les trois points ci-dessous suffisent pour un Compte Rendu efficace :
- Quelles sont les informations transmises et communiquées ?
- Quelles sont les décisions qui ont été prises ?
- Quelles sont les actions consécutives à cette réunion ?
Une action est toujours caractérisée par, outre le libellé de l’action, la personne responsable de l’achèvement de l’action et une date à laquelle l’action doit être terminée.
Les Comptes Rendus doivent être rédigés dans les 48 ou 72 heures suivant la réunion, et communiqués à toutes les personnes présentes pour approbation.
Le Compte Rendu approuvé par les participants doit être diffusé aux personnes définies au préalable pour le recevoir.
