Une formation assistante pour ne consacrer que le temps nécessaire à une tâche

Notre experte en formation assistante dégage trois principes qui permettent d’éviter respectivement ces écueils.

Penser avant d’agir

Comme l’affirme Murphy, « Rien n’est aussi simple qu’il n’y paraît ».
En effet, foncer dans l’exécution d’une tâche au lieu de prendre le temps de se poser les bonnes questions et de rassembler tous les éléments, c’est prendre le risque de devoir recommencer.

Éviter d’être trop perfectionniste

Avant de peaufiner encore et encore, ne jamais perdre de vue l’important, au risque de se laisser dépasser par l’accessoire. Une bonne question : le jeu en vaut-il la chandelle ?

Ne pas réinventer « le fil à couper le beurre »

Pour toute activité récurrente, il est utile de capitaliser les savoir-faire au lieu de repartir chaque fois à zéro au risque d’exécuter une tâche d’une moins bonne manière que la fois précédente.

Éliminer systématiquement l’inutile grâce à une formation assistante

Avant d’entamer une tâche, se poser la question : « À quoi cela va-t-il servir ? ». Une chose jugée utile à un moment donné ne le reste pas toujours définitivement. L’assistante doit proposer des simplifications dans les procédures de travail ; elle peut même en décider seule, selon la latitude qui lui est laissée et la pertinence de la modification envisagée. Toute idée nouvelle ne mérite pas toujours qu’on s’y arrête, si innovatrice soit-elle. Il faut la passer au crible de l’utilité avant d’agir, quel qu’en soit l’émetteur.

Apprendre à éviter de se laisser disperser avec une formation assistante

Carlson rappelle que « tout travail interrompu est moins efficace et prend plus de temps que s’il est effectué en continu ».

Voici les 5 secrets de notre experte en formation assistante pour ne pas se laisser disperser :

• préparer et regrouper ses appels téléphoniques autant que possible ;
• consulter ses messages électroniques à heures fixes, et non chaque fois qu’ils arrivent ;
• proposer un rendez-vous quotidien à ses managers pour condenser au maximum questions, informations et instructions à recevoir ;
• regrouper ses déplacements à la photocopieuse, au fax… ;
• transférer son téléphone à une collègue en cas de besoin…

Notre experte en formation assistante attire votre attention sur le fait que la faculté de  « zapper » d’un travail à l’autre est une qualité dans un secrétariat, à condition de ne pas tomber dans l’excès.

Investir du temps pour en gagner

Tirer les leçons d’expériences réussies… ou ratées

Analyser périodiquement les causes de réussite et d’échec dans sa gestion du temps est l’exemple même du « savoir investir du temps à bon escient ».
Porter un œil critique ou le demander aux autres (assistantes partageant un même bureau, managers observateurs des savoir-faire) est source d’amélioration.

Se remémorer régulièrement les grandes lois du temps

Relire périodiquement les grandes lois de la gestion du temps et bâtir un nouveau plan d’action, c’est se donner les moyens de rester créatif. Certes, la démarche prend du temps, mais le retour sur investissement est garanti.

Gérer les contradictions des modes d’organisation

Quand Carlson affirme : « tout travail interrompu est moins efficace qu’un travail mené en continu », alors qu’Illich prétend que « passé un certain seuil, on devient improductif », il faut alors gérer la contradiction entre interrompre un travail, car on est devenu improductif, ou le continuer au nom du sacro-saint principe selon lequel « un travail interrompu prend plus de temps qu’un travail effectué en continu ».

De même, quand Laborit énonce : « commencer par le plus difficile » pour éviter de le fuir, on peut être en contradiction avec Swoboda qui recommande de tenir compte de son rythme biologique : « chacun a ses bons et mauvais jours ; ses bonnes et ses mauvaises heures ». Si on n’est jamais d’attaque à la première heure, faut-il commencer la journée par le plus difficile ?

Prendre le temps de gérer ces contradictions judicieusement est un gain de temps.

Réaliser un benchmarking entre assistantes pour mieux gérer son temps

Réaliser un benchmarking, c’est-à-dire étudier les pratiques des autres pour s’approprier les meilleures, c’est encore investir du temps pour en gagner. Ces pratiques peuvent porter sur les méthodologies, la communication mise en œuvre, les astuces, les outils acquis ou développés…

Conseils de notre experte en formation assistante

Pour cela, il suffit par exemple :
•    d’organiser de courtes réunions entre assistantes d’un même service ou d’une même entreprise ;
•    de participer à des séminaires ou à des conférences métier ou de gestion du temps ;
•    d’échanger sur Internet à travers des forums de discussion (selon la qualité des échanges) : y exposer un problème, analyser les solutions expérimentées par d’autres, les tester, conclure.

Certes, c’est encore du temps consacré, mais « pas de retour sur investissement sans investissement » pourrait être la conclusion éminemment pragmatique d’une bonne gestion du temps. C’est en effet le meilleur moyen d’être efficace et de rester créatif.

Pour aller plus loin, nous vous proposons de découvrir notre formation assistante « Optimisez la gestion de votre temps (Assistant.e) – E-learning + coaching ».